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Rattaché (e) au Directeur de Centre Commercial, les principales missions de l'Assistant de Direction & de Gestion - F/H seront les suivantes :
- La gestion immobilière.
- La gestion de l'Association, GIE ou Fonds Marketing.
- La représentativité de la direction du Centre.
La gestion immobilière :
- Prend en charge la gestion administrative par le biais des supports informatique et de comptabilité qui s'y rattachent, dans le cadre de la gestion des charges ;
- Assure la saisie des écritures, contrôle les supports et effectue les pointages des données avec les services de gestion/comptabilité du Siège Social ;
- Assure le contrôle et le pointage des opérations de ventilation des charges des copropriétaires mises en place, en collaboration avec l'ensemble des services concernés au Siège Social ;
- Prépare les ordres du jour des différentes Assemblées d'ASL, Copropriété ou AFUL et transmet les projets aux services du Siège Social pour contrôle, accord et envoi ;
- Participe à la tenue de ces Assemblées, rédige et transmet les projets de procès-verbaux aux services du Siège Social pour contrôle, accord et envoi ;
- Contrôle et communique les chiffres d'affaires et leurs commentaires au Siège Social dans les délais prescrits ;
- Prépare et transmets au Siège Social le document « Vie du Centre» dans les délais prescrits ;
- Déclare à l'assurance les sinistres en assurant la saisie et la transmission des données ;
- Assure la gestion des « précaires », ses conventions et leur suivi budgétaire.
La gestion de l'Association, GIE ou Fonds Marketing :
- Prend en charge la gestion du budget de la structure nommée ci-dessus par le biais des supports informatique et de comptabilité qui s'y rattachent ;
- Assure la saisie des écritures, contrôle les supports et effectue les pointages des données avec le Commissaire aux Comptes local ;
- Assure les facturations des appels à cotisation et le recouvrement ; alerte le service juridique du Siège Social en cas d'anomalie ;
- Prépare les ordres du jour des différentes Assemblées Générales et Conseils d'Administration/Gestion et transmet les projets aux services du Siège Social pour contrôle, accord et envoi ;
- Convoque les membres concernés aux réunions mentionnées ci-dessus ;
- Participe à la tenue de ces Assemblées Générales et Conseils d'Administration/Gestion, rédige et transmet les projets de procès- verbaux aux services du Siège Social pour contrôle, accord et envoi.
La représentativité de la direction du Centre :
- Représente en son absence, avec le Responsable Technique et Sécurité, le Directeur du Centre responsable unique de l'établissement vis à vis de l'administration ;
- Dans ce cadre, veille pour son compte, avec le Responsable Technique et Sécurité, au respect des règles applicables à l'établissement dans le cadre de l'utilisation de l'immeuble (débordement, étalage, précaires, animation) et des travaux à effectuer tant sur les parties communes que privatives (boutiques).
Pour mener à bien ces missions, l'Assistante de Direction et de Gestion doit avoir certaines qualités personnelles et notamment les suivantes :
- Est organisée ;
- A le sens de la discrétion et du relationnel ;
- Fait preuve d'une bonne présentation ;
- Est intéressée par la polyvalence des tâches ;
- Compétente en informatique (windows, Word, Excel, PowerPoint).
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