Secrétaire administrative et médicale

A propos

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.

Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.

Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

Votre mission


* Accueil des agents : physique et téléphonique pour les Rdv avec les médecins, infirmières, ergonome et psychologues
* Accueil et orientation des visiteurs
* Gestion de la boite mails générique entrante du pôle secrétariat
* Organisation et planification du planning des médecins
* Organisation et planification du planning des Infirmières (VIP)
* Planification des rendez-vous des psychologues
* Planification des convocations des agents à leur visite médicale et aux examens complémentaires
* Création du Dossier Médical numérique de l’agent (DMST) logiciel et mise à jour à chaque visite ou changement de situation
* Assurer la numérisation des DMST papier en prévision des VM + VIP
* Mise à jour des tableaux de suivi (établissements conventionnés + SIA / SIR)
* Gestion des courriers et courriels entrants et sortants, photocopies
* Gestion et traitement des informations écrites (courrier, messagerie) à l’arrivée et au départ
* Interaction avec les différents services de l’Université, diffusion et réception d’informations
* Participation à des actions de prévention : campagne contre la grippe, semaine de l’audition…
* Déplacements réguliers et/ou occasionnels sur les différents sites CS et PDB
* Prise en charge d’une thématique, ex : factures (activité annexe par les secrétaires) bons de commandes…
* Prise de rdv pour des examens complémentaires auprès des professionnels extérieurs de santé - activité exceptionnelle
* Gestion des besoins matériels du site de rattachement
* Participation à la réalisation d’examens médicaux complémentaires (test vision) – Appui aux infirmières

Le profil idéal

* Connaissance de l’Université et de son fonctionnement
* Connaissance des techniques de gestion administrative
* Connaissance de l’organisation et des activités du Service Santé au Travail
* Maitriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative
* Maitriser les outils de gestion, assister les personnels de l’équipe
* Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
* Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire
* Planifier les activités et les échéances
* Organiser le classement et la conservation des documents et informations traitées
* Maitriser les techniques de communication
* Communication : capacité d’écoute et de dialogue
* Savoir adapter son discours à son interlocuteur
* Etre réactif et savoir s’adapter aux évolutions organisationnelles et réglementaires
* Savoir gérer les priorités / travailler avec anticipation
* Capacité de synthèse
* Rigueur
* Esprit d’équipe
* Esprit d’initiatives et d’autonomie
* Discrétion et sens de la confidentialité
Lille, Hauts-de-France, France 1 week ago


Attaché de Direction (F/H) - Executive Assistant (M/F)

Lille, Hauts-de-France, France 3 days ago


Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Arleux, Hauts-de-France, France 3 months ago


Assistant administratif et commercial / Assistante administrative et commerciale


Secrétaire Après-Vente F/H en alternance (H/F)


Secrétaire médical(e) H/F - Villeneuve d ascq 59491


Assistant(e) de Gestion Administrative en Alternance H/F


Hôte accueil / Secrétaire après-vente H/F


Secrétaire Après-Vente F/H en alternance


Alternance - Assistant de Gestion Administrative et Comptable - Immobilier H/F

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