Assistant(e) de gestion territorial(e)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Le groupement Est, situé plus exactement au nord-est du département de l’Essonne, est un territoire dynamique bénéficiant d’un tissu économique dense et diversifié.
Il affiche un essor démographique important, les 39 communes qui composent ce territoire représentent plus de 40% de la population essonnienne soit plus de 500 000 habitants.
De nombreuses entreprises innovantes, des centres de recherche, des établissements d’enseignement supérieur, des universités sont implantés sur le groupement Est (SAFRAN, Alpine, Carrefour, Sanofi Aventis, Thalès, Arianespace, Généthon, Telecom Sud Paris, Faculté des métiers…).

Sous la responsabilité de la Cheffe du service administration et finances, vous participez à la coordination des activités du groupement Est. Celui-ci compte 12 centres d’incendie et de secours, 4 services, 734 agents - 335 sapeurs-pompiers professionnels (SPP), 391 sapeurs-pompiers volontaires (SPV) et 8 personnels administratifs et techniques (PATS). La sollicitation opérationnelle du groupement Est s’élève à plus de 41 000 interventions annuelles. Missions / conditions d'exercice Suivi de l’aptitude médicale et opérationnelle des agents
•Organisation des visites médicales des SPP, SPV, Jeunes sapeurs-pompiers (JSP) : gestion du planning des médecins et infirmiers, programmation et préparation des visites, information des chefs de centre et agents concernés et transmission des résultats des visites aux services concernés,
•Pour les visites spécifiques, transmission aux agents des prises en charge, de la liste des documents à fournir et toute information utile,
•Information sur les campagnes de prévention, vaccination éventuellement organisées par la Sous-direction Santé,
•Mise à jour et suivi des tableaux de bords, du progiciel (MEDISAP), des dossiers médicaux individuels papier,
•Transmission du certificat médical d’aptitude à la conduite des poids lourds et engins spéciaux, à la demande de l’agent ou dans le cadre de l’examen du permis,
•Archivage, transfert des dossiers.

Gestion du secrétariat du groupement, en binôme avec une autre assistante
•Accueil physique et téléphonique,
•Traitement du courrier,
•Rédaction de compte-rendu, courriers et attestations,
•Partage des informations,
•Actualisation et exploitation des tableaux de bord et des bases de données.

Assistance de la Cheffe de service dans l’organisation et le suivi des activités du service
•Exécution budgétaire, préparation et suivi des dossiers liés au domaine des ressources humaines, médailles et récompenses…),
•Préparation et suivi des dossiers, partage des informations…,
•Elaboration, alimentation, actualisation et exploitation des tableaux de bord et / ou base de données du service,
•Participation à la rédaction et formalisation des procédures liées au domaine d’activité du service,
•Soutien aux services du Poste de Commandement de groupement,
•Accompagnement administratif des chefs de centre.

Suivi de l’absentéisme des personnels affectés : accidentologie, maladie, congés exceptionnels
•Mise à jour de tableaux de suivi, vérification des droits, contrôle de l’aptitude avant reprise,
•Transmission des informations relatives aux arrêts maladie aux supérieurs hiérarchiques,
•Contrôle et suivi des dossiers d’accident en service jusqu’au certificat médical final,
•Suivi des tableaux des effectifs et mouvements de tous les personnels,
•Mise à jour des dossiers des personnels, transferts vers les autres structures.

Ressources humaines
•SPV : suivi des résiliations, démissions, suspensions, rengagements, contrôle et saisie des indemnités,
•SPP et PATS : préparation et suivi des entretiens professionnels des agents de catégorie C, avancements, compte-épargne temps…

Polyvalence sur les missions de l’autre assistante de gestion et remplacement en cas d’absence et/ou congés. Profils recherchés Compétences requises
-Expérience dans le secrétariat d’une collectivité ou d’un SDIS,
-Connaissance des techniques rédactionnelles,
-Connaissance du SDIS, des règles de base et statuts de la Fonction Publique Territoriale et de la réglementation relative aux sapeurs-pompiers volontaires,
-Connaissance du règlement intérieur sur la partie liée aux ressources humaines,
-Connaissance de base de l’environnement territorial et juridique,
-Maîtrise des outils informatiques et idéalement des progiciels métiers,
-Capacité à assumer différentes tâches et à s’adapter rapidement.

Qualités attendues
-Aisance relationnelle,
-Autonomie et prise d’initiative,
-Organisation et planification,
-Discrétion professionnelle absolue,
-Force de proposition,
-Réactivité.