Secrétaire médical-e

L’Institut national de l’information géographique et forestière (IGN) est un établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle des ministères chargés de l’écologie et de la forêt. Sa vocation est de produire et diffuser des données (open data) et des représentations (cartes en ligne et papier, géovisualisation) de référence relatives à la connaissance du territoire national et des forêts françaises ainsi qu'à leur évolution.

Grâce à son école d’ingénieurs, l'ENSG-Géomatique, et à ses équipes de recherche pluridisciplinaires, l’institut cultive un potentiel d’innovation de haut niveau dans plusieurs domaines (géodésie, forêt, photogrammétrie, intelligence artificielle, analyse spatiale, visualisation 3D, etc.).

Au sein de la direction des ressources humaines, le service de médecine de prévention de l'IGN est animé par le médecin du travail, conformément aux dispositions du décret n°2020-647 du 27 mai 2020 relatif aux services de médecine de prévention dans la fonction publique de l’Etat. Il a pour mission principale d’éviter toute altération de la santé des travailleurs du fait de leur travail et dispose de l’appui d’un secrétariat.


Au sein du service de médecine de prévention et sous l'autorité du médecin du travail, le ou la secrétaire médicale, assure un soutien administratif au médecin, à l'infirmière et au psychologue du service de médecine de prévention.

Principales missions :

Au titre des acteurs pluridisciplinaires: médecin du travail, infirmière et psychologue du travail:

* Suivre les agendas des membres de l'équipe pluridisciplinaire (convocations, visites médicales, entretien avec le psychologue du travail...)
* Gérer les appels téléphoniques, les courriels adressés au service médical, l'accueil physique et les orientations des agents qui se présentent.
* Gérer les courriers adressés au service de médecine de prévention et des envois de courrier par le service.
* Gérer le rangement des dossiers médicaux en santé au travail (mise à disposition pour la consultation puis rangement à l'issue de celle-ci) et l'archivage des dossiers médicaux. Vérifier l'état des stocks de fournitures administratives et demande de commande au service concerné.
* Notifier aux services et agents les préconisations du médecin du travail et tout autre document de l'équipe du service médical

Dans le cadre des missions du médecin du travail, médecin coordinateur:

* Gérer la base de donnée médico-administrative y compris en lien avec les services de santé au travail (plateforme mises à disposition) en lien avec l'infirmière de santé au travail.
* Contribuer aux commandes des produits constituant les trousses de secours et assurer le réassort des services distants en lien avec le médecin coordinateur de l'IGN.
* Recenser et compléter les indicateurs relevant du service médical: base de données sociales (BDS) et bilan d'application du décret relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la prévention médicale dans la fonction publique (enquête BDHS)
* Suivre et compléter les préconisations des aménagements de poste


Compétences techniques:

* savoir rédiger et mettre en forme des convocations en visite médicale, des documents ou rapports
* savoir diffuser des documents
* savoir assurer l'accueil des personnes en interne
* savoir maitriser les outils bureautiques et outils métier
* savoir organiser de déplacements, des réunions
* savoir organiser l'archivage de documents professionnels

Compétences organisationnelles:

* savoir gérer un agenda (élaboration, optimisation, adaptation)
* savoir identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
* savoir effectuer un reporting efficace

Compétences relationnelles:

* avoir une capacité d'écoute et de bienveillance
* savoir faire preuve de confidentialité et de discrétion professionnelle (secret professionnel)
* savoir accueillir et accompagner des agents en difficulté
* savoir travailler en équipe, en réseau


Proche du bois de Vincennes, l'IGN dispose d'un environnement agréable et sa position stratégique aux portes de Paris est un atout avec plusieurs possibilités d'accès à proximité (métro ligne1, RER A Vincennes, Bus, vélo).

* Equipements sportifs disponibles sur site
* Associations culturelles et sportives au sein de l'IGN
* Restauration d'entreprise
* Prise en charge à hauteur de 75% des frais de transports en commun

L’IGN est riche de la diversité de ses métiers. Si vous avez une appétence pour les sujets d’innovation, que vous êtes curieux, et avez le sens du service public, participez au développement de l’IGN d’aujourd’hui et de demain !
En rejoignant l’IGN, vous travaillerez en équipe, dans une structure à taille humaine, où la vie associative, sportive, culturelle et sociale est riche et diversifiée.


Travail en équipe, sous l’autorité du médecin du travail, au sein :

- de l’équipe de médecine du travail : secrétaire médicale, psychologue du travail

- du service de l’action sociale et de prévention : une cheffe de service, deux cheffes de département, deux conseillers de prévention, deux gestionnaires, une assistante de service social.