Assistant administratif / assistante administrative (h/f)

Les missions du poste :
- Gérer le standard téléphonique, filtrer les appels et orienter vers les membres de la Mission diplomatique;
- Gérer l'enregistrement des courriers et courriels entrants et sortants;
- Gérer et traiter des mails en amont en lien avec un diplomate;
- Organiser l'agenda des diplomates;
- Réceptionner, enregistrer et suivre les dossiers relatifs aux divers Comités de l'Organisation;
- Rédiger les comptes rendus trimestriels de la Mission, diverses notes et autres courriers et courriels ;
- Gestion et comptabilité: établir des états de frais de dépenses de la Mission mensuellement sur les articles budgétaires concernés en lien avec les dossiers (à cet effet, l'assistante sera formée sur un logiciel de comptabilité Quadratus) ;
- Assurer le suivi des articles budgétaires et mettre à jour les tableaux comptables;
- Rédiger des notes relatives à la préparation des budgets;
- Recueillir et traiter les informations nécessaires à la préparation des dossiers qui sont confiés à l'Assistante par le Chef de Mission et préparer en amont les documents pour les Conférences/Séminaires et autres réunions de Comités;
- Gérer et suivre les déplacements et les séjours du Chef de Mission et des membres de la Mission ;
- Organiser les déjeuners, dîners et les réceptions ;
- Participer à l'organisation de divers événements organisés dans le cadre de la présidence monégasque du Comité des Ministres ou autre événement important;
- Gestion du classement et de l'archivage de tous les documents et informations traitées de la Mission.

Votre profil :
- Etre titulaire d'un diplôme Bac + 2 dans le domaine du secrétariat ou à défaut, posséder une expérience conséquente dans le domaine du secrétariat et/ou de l'assistanat administratif.

Aptitudes professionnelles requises :
- Maîtriser parfaitement la langue française (lu, écrit, parlé) ;
- Bonne connaissance de la langue anglaise serait appréciée;
- Posséder de bonnes qualités organisationnelles et rédactionnelles dans la gestion et le suivi de dossiers comptables;
- Disposer de bonnes qualités relationnelles entre la Mission et le Conseil de l'Europe ainsi qu'avec les services du Gouvernement Princier;
- Maîtriser parfaitement l'outil informatique (Word, Excel, Outlook) ;
- Posséder une bonne aisance orale et relationnelle;
- Avoir le sens de l'organisation et de la gestion des priorités;
- Savoir respecter la confidentialité des informations traitées;
- Avoir des aptitudes relationnelles et le sens du travail en équipe.

Les savoir-être demandés sont:
- Faire preuve de réserve, de discrétion professionnelle et d'un confidentialité des informations traitées et données collectées;
- Avoir une bonne présentation;
- Faire preuve de réactivité, de disponibilité, de polyvalence;
- Être apte au travail en équipe.