En appui à la Direction Technique, vous assurez la gestion administrative et le suivi opérationnel des chantiers. À ce titre, vous veillez à la bonne circulation de l'information et favorisez une collaboration efficace entre les différents services, contribuant ainsi au bon déroulement des projets techniques, dans le respect des process.
MISSIONS
Gestion de l'assistanat de la Direction technique
- Assurer l'interface administrative de la Direction Technique en accompagnant l'ensemble des responsables dans leurs activités quotidiennes. À ce titre, vous êtes en charge de :
- La préparation et le suivi des réunions (ordre du jour, comptes rendus, notes de service)
- L'élaboration de reportings et de documents de synthèse
- La rédaction de courriers, rapports et communications internes
- La coordination administrative avec les membres de l'équipe technique et les autres services de l'entreprise
- Assurer la formation et l'information auprès des nouveaux arrivants.
Suivi de chantier
- Transmettre les plannings aux techniciens ainsi que les documents techniques nécessaires à la bonne réalisation des travaux
- S'assurer de la bonne clôture des bons d'intervention, relancer les techniciens le cas échéant et assurer le contrôle et le suivi des actions à prévoir
- Assurer le suivi des plans de prévention (PP, PPSPS.), modes opératoires et tout document en lien avec le chantier
- En accord avec le conducteur de travaux, transférer les documents nécessaires au bureau d'études pour la réalisation des D.E & D.O.E
- Collecter l'ensemble des documents de fin de chantier (documents sous-traitance, enregistrement des auto-contrôles, PV de réception client, PV de levée de réserve(s), planche photos, fichier de configuration.) et les enregistrer dans l'ERP
- Suivre la résolution des litiges et/ou points sensibles
- Assurer le suivi mensuel des avancements de chantier, transmettre les informations à la Direction financière et s'assurer de la validation des factures pour paiement
- Gérer la déclaration d'installations ou de conformité APSAD (vérification des pièces, .)
- Rédiger les comptes rendus de rapport d'audit quand nécessaire à destination du client
- Enregistrer les commandes de sous-traitance/prestataires, et de location de nacelles
- Assurer la gestion des sous-traitants (création de compte, suivi de la mise à jour des documents administratifs, édition des contrats) et veiller au retour des documents nécessaires pour le CNP
- Assurer le back up de l'assistante maintenance en cas d'absence
PROFIL RECHERCHE
De formation Bac +2 minimum en assistanat ou équivalent, vous justifiez d'une expérience réussie en assistanat de direction, idéalement dans un environnement technique ou lié aux chantiers.
À l'aise avec les environnements dynamiques, vous êtes familiarisé(e) avec le fonctionnement d'une Direction technique et comprenez les enjeux opérationnels liés aux projets terrain.
Vos compétences en gestion administrative vous permettront de suivre avec fiabilité les dossiers et de contribuer activement au bon fonctionnement de la Direction Technique.
Votre sens du service, votre réactivité et votre capacité à gérer les priorités vous permettent de faire face efficacement aux urgences.
Doté(e) d'un excellent sens de l'organisation, vous savez faire preuve d'initiative et êtes force de proposition pour trouver des solutions concrètes. Vous appréciez le travail en équipe, savez instaurer une communication fluide avec les différents interlocuteurs et faites preuve d'aisance relationnelle.
Rigoureux(se) et polyvalent(e), vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office) ainsi que les systèmes de gestion de type ERP.
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