Assistant(e) urbanisme et services techniques

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi Sur le plateau sud de l’Orne, au sein de la communauté urbaine Caen la mer, la commune de Fleury-sur-Orne est un territoire dynamique de 6000 habitants fort de nombreux projets et connaissant une augmentation de sa population. De ce fait, les services municipaux s’organisent pour répondre à un accroissement d’activités.

Pour ce faire, la commune recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) partagé (50/50) entre deux directions :

- Direction urbanisme et aménagement durable : cette direction est actuellement composée de deux personnes : une directrice et une chargée de mission urbanisme. Elle s’organise autour de plusieurs services : l’urbanisme réglementaire dont l’instruction des demandes d’autorisation d’urbanisme (Certificat d’urbanisme, Déclaration Préalables, Permis de construire, Permis d’aménager) ainsi que le suivi des demandes de travaux pour les établissements recevant du public (ERP), le service foncier (dont le traitement et suivi des Déclarations d’Intention d’Aliéner), le service environnement (demandes d’enseignes, préenseignes et publicités extérieures), le service aménagement durable et le service habitat/logement.

- Direction des services techniques : cette direction est composée aujourd’hui d’un directeur, de deux responsables travaux et d’un agent opérationnel. Elle comporte les missions suivantes : l’entretien des bâtiments communaux, la préparation et le suivi de travaux, la gestion des aires de jeux, du mobilier urbain et des plantations, la gestion de l’espace public en lien avec les services communautaires de Caen la mer.
Sous la responsabilité des deux directeurs, l’agent aura en charge l’accueil du public, le secrétariat des deux directions et devra assurer le suivi administratif et financier sur l’ensemble des champs d’actions des deux directions. Il sera chargé d’apporter un soutien technique et opérationnel sur l’élaboration des projets. Missions / conditions d'exercice MISSIONS TRANSVERSES :
- Accueil, renseignements et orientation du public (usagers, services internes, interlocuteurs publics et privés)
- Gestion du courrier entrant et sortant (réception, distribution, classement, rédaction, affranchissement) et gestion des parapheurs
- Gestion de la boite mail (réception, attribution, traitement, tri et classement) et mise à jour du répertoire de contacts
- Planification de réunions et de rendez-vous (organisation de réunions, élaboration de diaporama, rédaction de compte rendus)
- Suivi des demandes, assurer des relances pour veiller à maintenir un délai de réponse aux usagers conforme aux attentes fixées par les deux directions
- Contribution au suivi de l’activité des deux directions : planning des congés et des absences (formations, arrêts…), participation à l’élaboration du bilan d’activité
- Contribution à l’élaboration des supports de présentation pour les commissions et contribution à la rédaction des délibérations
- Classement et archivage physique et numérique

DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES :

Gestion des interventions :
- Réception, enregistrement, transmission et suivi des demandes d'intervention internes (agents communaux) ou externes (services de la communauté urbaine Caen la mer, exploitants de réseaux, opérateurs publics ou privés, etc.) via les outils dédiés
- Centralisation des interventions en cours et à venir ainsi que la communication auprès des services partenaires (application MAPEO pour l’éclairage public par exemple) et usagers (recueil des informations, mise à jour de tableau de suivi recensant les travaux en cours, les interventions prévues)
- Suivi et réponse au DT – DICT sur le site SOGELINK

Suivi financier :
- Gestion des fluides (outil de suivi des consommations, validation des factures sur l’application i-parapheur, classement des factures)
- Gestion des bons de commande (logiciel Berger Levrault)

Suivi administratif :
- Suivi de l’affichage des arrêtés municipaux
- Suivi des contrats et contrôles périodiques des bâtiments communaux
- Inventaires et suivi du mobilier urbain dont les aires de jeux
- Soutien à la gestion RH (suivi mensuel concernant les formations, les habilitations etc. des agents techniques).
- Coordination du planning des mariages et mise en place du mobilier

Soutien à l’élaboration de projets :
- Gestion des procédures simplifiées « 3 devis »
- Préparation de dossier de travaux (mise en forme pour travaux en régie avec réception de travaux internes)

DIRECTION URBANISME ET AMENAGEMENT DURABLE :

Demandes d’autorisation d’urbanisme :
- Enregistrement des demandes d'autorisations d’urbanisme sur le logiciel CARTADS (permis d’aménager, permis de construire, déclarations préalables, autorisation de travaux, demandes d’enseignes, certificats d’urbanisme, déclaration d’intention d’aliéner, déclaration d’ouverture de chantier et déclaration d’achèvement de travaux)
- Primo-accueil des usagers souhaitant déposer une demande d’autorisation d’urbanisme
- Suivi administratif des dossiers en lien direct avec l’instructeur : rédaction de courrier, suivi de l’affichage en ligne des dépôts et décisions

Suivi administratif :
- Traitement des diverses demandes des notaires : DIA, attestations, etc.
- Traitement des demandes des géomètres : rdv de bornages contradictoires, rédaction d’arrêté portant alignement de voirie
- Gestion des demandes d’adressage (création/modification n° de rue sur l’application MAPEO)
- Mise à jour des données sur la production de logements dans les outils de suivi (Ficher Excel)

Soutien à l’élaboration de projets :
- Aide à la recherche de financements
- Soutien à la rédaction de dossier pour répondre à des appels à projet Profils recherchés CONNAISSANCES THEORIQUES :
- Débutant accepté en urbanisme
- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures administratives
- Notion en notariat et/ou immobilier serait un plus
- Notion en matière de commande publique serait un plus

COMPETENCES TECHNIQUES ET METHODOLOGIQUES :
- Fortes qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word et Excel) et des outils de communication (Intranet, scanner, visio Teams…)
- Sens de l’organisation
- Très bonne gestion de son temps et organisation de son travail
- Bonne capacité d’écoute et proactivité
- Rigueur dans le suivi des demandes
- Adaptabilité et réactivité

APTITUDES ET COMPORTEMENTS RELATIONNELS REQUIS POUR LE POSTE :
- Excellent relationnel avec des interlocuteurs autant internes qu'externes
- Capacité d’écoute et de dialogue
- Respect des obligations de confidentialité et de discrétion
- Goût du travail en équipe
- Sens de l'intérêt général
- Esprit d’initiative
- Autonome et dynamique