Missions
Sous l'autorité de la DGA Services aux communes et aux habitants et en lien direct avec la directrice
de la Culture, le responsable de la cohésion sociale et le responsable sport et jeunesse, vous aurez
notamment pour missions:
L'organisation de l'agenda des responsables de service : prise des rendez-vous et montage
des réunions ;
La réalisation et la mise en forme de travaux de bureautique : mise en forme de tout type de
courriers, saisie de documents de formes et contenus divers, organisation du classement et
de l'archivage des dossiers du pôle ;
Organisation des commissions : suivi de la préparation (respect des délais), intégrations des
projets de notes et délibérations dans Airdélib, envoi des convocations et des documents aux
élus ;
Prise d'appels entrants ;
Gestion du suivi des parapheurs ;
Suivi budgétaire des services du pôle (saisie des bons de commande, traitement des
factures) ;
Commandes de matériels et fournitures, suivi des stocks, réapprovisionnement ;
Suivi de la signature des contrats et conventions sur certains événements ;
Préparation des salles pour certaines réunions ;
Gestion du planning d'utilisation du véhicule de service.
Conditions d'exercice
Dispositif de télétravail en fonction de l'activité exercée
Cycle de travail de 39 heures hebdomadaires (25 jours de congés annuels/ 23 jours de RTT)
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + CNAS, restaurant inter entreprise,
Participation employeur mutuelle / prévoyance / tickets restaurant / titres de transport -forfait
mobilité durable
Relations fonctionnelles
Relations avec les partenaires institutionnels (villes), les prestataires, les partenaires
Relations avec les autres services de la collectivité (Finances, Assemblées notamment)
Contacts téléphoniques avec le public sur certains événements
Profil recherché
Bon niveau d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
Connaissance des techniques de secrétariat, des logiciels bureautiques et informatiques
Réel sens de l'organisation, de la gestion du temps de travail et de la priorisation des tâches
Aptitude à travailler avec différents responsables de service et à s'adapter à leur organisation
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planifier des rendez-vous,Classer des documents,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Manœuvre
Secteur d'activité: Administration publique générale
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