Dans le cadre d'un remplacement, nous recrutons sur une période de 3 mois (CDD de 1 mois renouvelable), un adjoint administratif au sein de notre établissement.
1) Accueil :
- Gestion des appels téléphoniques : réception des appels et traitement des messages ou transfert des appels vers le bon service ou interlocuteur.
- Orientation avec précision des différents usagers et prestataires externes : demande leur identité puis les informe en fonction de leur besoin soit en leur donnant directement la réponse, soit en les orientant vers le bon service ou le bon interlocuteur.
- Gestion de la messagerie électronique commune
- Accueil café/thé lors de formations, visites ou autres. Lien avec la cuisine pour préparation des plateaux.
- De manière générale, assurance de la circulation de l'information.
2) Administratif :
- Gestion des courriers : tri, enregistrement et distribution du courrier « départ et arrivée »
- Affranchissement du courrier départ
- Édition, affichage et diffusion des menus et des activités
- Edition et diffusion de courriers, convocations et notes d'information
- Diffusion des visites planifiées hebdomadaires
- Mise à jour de tableaux
- Gestion des réservations de repas
- Support administratif de l'attachée et du service administratif suivant les besoins: pré-comptabilisation, tableaux de bords etc.
Liste de tâches non exhaustive
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