Vos missions en quelques mots Le titulaire du poste, placé sous l’autorité de la responsable du secrétariat particulier du directeur, assure la gestion du secrétariat du directeur des services judiciaires et de ses adjoints chefs de service. A cet égard, ses missions sont les suivantes : - Accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs internes/externes - Gestion de l’emploi du temps et des rendez-vous (tenue de l’agenda électronique) - Organisation de réunions : matérielle (réservation et préparation de salles, commande de prestation, etc.), création des liens de la visioconférence, prise de contact avec les différents participants, etc. - Organisation des déplacements du directeur, de ses adjoints et des membres du cabinet de la direction : réservations des trains, vols, hôtels, etc. en lien avec de l’agence de voyages dédiée au ministère - Gestion de la boite structurelle du secrétariat particulier et du pôle requêtes - Constitution des dossiers en version papier et dématérialisé - Mise à jour des annuaires, organigrammes et tout document relevant du secrétariat particulier - Commande de matériels et demande d’intervention informatique - Etablissement des attestations de service fait liées aux commandes de prestations - Gestion des parapheurs en interne et externe via l’application Messager - Préparation des parapheurs et mise en forme de courriers et documents divers - Enregistrement et vérification des textes réglementaires transmis au cabinet du ministre dans l’application SOLON aux fins de publication au journal officiel - Traitement du courrier (enregistrement, suivi et orientation) - Traitement des requêtes, questions écrites et courriers parlementaires en lien avec le chargé de requêtes - Etablissement des ordres de mission des magistrats et fonctionnaires de greffe à l’étranger Il assure enfin toute autre mission qui pourrait lui être confiée à titre exceptionnel et ponctuel par le directeur des services judiciaires, ses adjoints et la chefferie de cabinet de la direction des services judiciaires. Profil recherché Connaissances Bonnes connaissances de l’institution judiciaires et de son organisation Bonne maitrise de l’outil informatique et notamment des logiciels Word et Excel, messagerie Outlook… Savoir-faire Avoir le sens de l’organisation et de la méthode Savoir rendre compte et travailler en équipe Avoir une bonne expression écrite et orale Savoir-être Faire preuve de rigueur Savoir gérer l’urgence et faire preuve de réactivité Avoir le sens des relations humaines et de l’accueil Faire preuve d’une parfaite discrétion professionnelle Être force de proposition et avoir l’esprit d’initiative Respecter la confidentialité et le devoir de réserve Avoir le sens du service public Avoir des capacités d’adaptation Expériences professionnelles antérieures souhaitées Première expérience souhaitée dans le domaine du secrétariat. Offres de formation associées à votre prise de poste Formation interne et documentation du service (vademecums, modes opératoires, etc.) à disposition. Localisation Localisation : 75001 Paris, France Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter chef.dsj-cab@justice.gouv.fr
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