Assistant administratif spécialisé

Fonction administrative spécialisée

LAHO est la nouvelle identité des organismes de formation d'un territoire franco-belge.
La mise en place d'une telle entité résulte de la fusion de 6 organismes régionaux : CCI Aisne, CCI Oise, CEPRECO, SIADEP, STARTEVO et TERTIA.
Acteur incontournable des formations en alternance, partenaire historique des entreprises pour la formation de leurs dirigeants et salariés, engagé dans la formation des demandeurs d'emploi, notre mission consiste à proposer des formations adaptées aux évolutions des métiers et des compétences tout en révélant les talents.
Le cadre du Plan Régional de la Formation (PRF) a motivé LAHO à recruter un assistant spécialisé pour une durée de 12 mois. Ce collaborateur travaille en qualité d'assistant spécialisé PRF au sein d'un centre de formation situé en Aisne.
Cet assistant spécialisé travaille sous la responsabilité de la Directrice et assure le suivi administratif d'actions de formations destinées à un public de demandeurs d'emploi sur notre site de Laon.
Voici les principales missions :

* Accueillir, informer et orienter les publics : assurer l'accueil physique et téléphonique, informer les personnes extérieures.
* Information des prescripteurs Réunion d'information collective et vie de l'action
* Suivi administratif de l'action : inscription des stagiaires, dossiers de rémunération, saisie de l'assiduité, tracking Moodle, convention des stages, préparation administrative des examens, etc…
* Effectuer des opérations de prospection téléphonique, des relances internes et externes.
* Assurer le suivi administratif d'opérations : facturation, soldes, justificatifs de subventions, suivi de l'insertion…
* Organiser les moyens administratifs dédiés au service : logistique des réunions, classement et archivage.
* Réaliser des opérations d'assistance technique : qualifier les demandes des publics internes et externes, apporter un conseil de 1 er niveau, assurer l'interface entre les publics externes et le service, organiser ou participer aux réunions et manifestations et animer ponctuellement certaines réunions d'informations, collecter, vérifier et traiter des informations techniques.
* Assurer les dossiers rémunération des stagiaires des actions suivies
* Assurer le suivi administratif et financier via le logiciel ARGOS (du Conseil Régional) et AMMON (SI Formation CCI HDF)
* Renseigner l'assiduité des stagiaires
* Gérer l'administration des périodes d'application en entreprise (si PAE prévue)

Lors de votre candidature, nous recherchons des compétences développées notamment autour d'une formation administrative ou avec une expérience significative dans le domaine administratif, idéalement dans le domaine de la formation,
Maitrise d'Excel, Word et de l'utilisation de logiciels (formation interne),
Excellent relationnel,
Autonomie, organisation,
Qualités rédactionnelles, excellente orthographe.