Chargé de la gestion des assemblées

Chargé de la gestion des Assemblées, Sarthe

Détails de l'offre

Famille de métiers : Affaires juridiques > Prévention des risques juridiques et contentieux

Grade(s) recherché(s) : Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Descriptif de l'emploi

Il est garant du contenu des rapports et délibérations des assemblées plénières et commissions permanentes, dans le respect des textes, et identifie naturellement les situations de conflits d'intérêt nécessitant un déport.

Il participe aux instances et aux commissions préparatoires (environ 50 réunions en journée) pour lesquelles il assure la préparation en se référant au règlement intérieur.

Il prend en charge le processus de tenue des assemblées plénières (42 élus), de l'envoi des invitations à la publication des délibérations, dans le respect du cadre juridique et des délais réglementaires.

À ce titre, il :

1. Intervient de manière anticipée dans la préparation des consignes d'élaboration des recueils et des convocations.
2. Suit l'élaboration des rapports et délibérations par les Directions métiers, responsable de la tenue des délais et du contenu.
3. Prépare les fichiers pour les votes en séance et le suivi des procurations.
4. Élabore les relevés de décisions et centralise les résultats des votes à main levée.
5. Met à disposition les recueils pour l'étude des affaires en amont des séances.
6. Gère la procédure post-séance, notamment la réception des flux financiers et la transmission dématérialisée au contrôle de légalité.
7. Consolide les éléments préparant les PV pour leur adoption en séance suivante.
8. S'assure de la publication des actes sur intranet et internet en lien avec la communication.

Il intervient dans un environnement fortement dématérialisé, faisant preuve de sang-froid face aux imprévus.

De plus, il co-anime des sessions d'information sur le droit des assemblées, la rédaction de rapports, et l'utilisation du logiciel métier (Airs délib). Il participe aux initiatives d'amélioration de la qualité, propose des pratiques innovantes, et contribue à l'évolution des méthodes de travail.

Une expérience en renouvellement d'assemblée serait appréciée.


Missions / Conditions d'exercice

* Organisation et planification de réunions
* Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
* Rédaction de délibérations
* Organisation et gestion des assemblées délibérantes
* Assistance et conseil auprès des élus, de la direction, des managers, et des agents


Compétences attendues


Savoirs

* Connaissance des institutions
* Connaissances juridiques dans le domaine


Savoirs-faire

* Alertes, référer, rendre compte
* Anticiper, évaluer, décider
* Concevoir des outils de planification
* Organiser, prioriser, respecter la déontologie
* Suivre et vérifier l'efficacité
* Travailler en coopération
* Utiliser logiciels bureautiques
* Concevoir des procédures
* Formaliser et animer des processus de pilotage


Savoirs-être

* Communication et contact
* Sens des responsabilités
* Organisation, rigueur, autonomie
* Ouverture au changement


Profils recherchés

* Bac +2
* 1 à 3 ans d'expérience
* Travail en équipe
* Permis B
* Disponibilités
#J-18808-Ljbffr