Directeur/directrice du département de l'aide à l'enseignement (h/f)

Sous l’autorité du Directeur du Pôle Logistique, le Directeur-trice du Département Aide à l’enseignement aura pour principales missions : Coordonner la gestion des espaces réservables Piloter la gestion fonctionnelle d’ADE, d’évolution des pratiques, et de transformation Produire des outils de synthèse et d’aides à la décision Former les utilisateurs Coordonner la gestion des espaces réservables Élaborer et mettre en œuvre une stratégie en lien avec la gouvernance de l’Établissement Accompagner la formalisation d’une politique de valorisation des espaces réservables dans les secteurs où les PEML ont été constitués Accompagner la mutualisation des salles de cours et de réunions Superviser la gestion des réservations hors enseignement dans les secteurs où les PEML ont été constitués Accompagner le déploiement du logiciel ADE sur l’ensemble des sites et composantes et en parallèle accompagner la diminution de nombre d’outils de réservation utilisés au niveau de l’Université Piloter la gestion fonctionnelle d’ADE Piloter l’assistance fonctionnelle du logiciel (réponse directe aux tickets ou délégation aux PEML ou à la DSIN) Organiser et animer la communauté des utilisateurs de l’outil (gestionnaires de plannings notamment) Dans le cadre de son domaine d’activité, animer les réunions d’information, les réunions de répartition des locaux Détermination des droits aux différentes catégories d’usagers (l’attribution effective sur l’outil étant gérée par la DSIN) Participer à l’intégration dans le SI de l’Établissement Participer à la structuration de la base de données associée En s’appuyant sur les Directions Métiers (DSIN, DEFI, DGDRHO) s’assurer que les imports de données provenant des autres logiciels soient pertinents (APOGEE, SIHAM, SI Patrimonial) et correctement réalisés Structurer l’outil et homogénéiser la nature des données à compléter par les utilisateurs lors des réservations de créneaux Identifier les pratiques non conformes (réservations masquées de salles pour les évènements, …) et proposer des solutions correctives Assurer une veille sur les pratiques des autres établissements, sur les autres outils existants, identifier et proposer des pistes d’évolutions Mener les réflexions prospectives et proposer les évolutions de l’outil à l’usage (appel d’offres) Produire des outils de synthèse et d’aides à la décision Proposer à la gouvernance des indicateurs et des outils d’aide à la décision permettant un pilotage stratégique des locaux proposés à la réservation (toute nature confondue) et permettre une optimisation de la gestion des salles de cours (incluant leur nombre et capacité) et une homogénéisation de la répartition des créneaux entre composantes (taux d’occupations, heures d’utilisation à comparer aux heures maquettes, …) Extraction depuis le logiciel des états d’occupation des locaux puis analyse. Former les utilisateurs Accompagner la formation des utilisateurs (plan de formation, contenu, …) Avec l’appui de la DGDRHO, former ponctuellement des gestionnaires en dehors des sessions de formation de la DGDRHO. Compétences opérationnelles Animer un réseau / un groupe Piloter un projet Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision Transmettre des connaissances Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Savoir représenter l’établissement Assurer une veille Construire et faire vivre un dispositif d'évaluation de la performance Compétences comportementales Capacité de conceptualisation Capacité de prospective Capacité à développer une vision stratégique Sens du service à l’usager Sens relationnel et esprit d’équipe Niveau de diplôme souhaité Niveau I - Bac5, Master, diplôme d'ingénieurs ou diplôme équivalent et Bac8 Doctorat ou diplôme équivalent J-18808-Ljbffr