Votre Rôle : Assurer un accueil professionnel et chaleureux de la communauté scolaire, tout en apportant un support administratif, logistique et organisationnel au School Office, aux Admissions et à la Direction, afin de garantir le bon fonctionnement quotidien de l’établissement. Le(la) School Officer assure le bon fonctionnement opérationnel du School Office et apporte un appui administratif et logistique aux Admissions et à l’Executive Assistant. Accueil & Office Management : - Accueillir avec élégance et raffinement les visiteurs, familles et élèves (en présentiel et par téléphone) ; - Gérer les flux visiteurs en coordination avec la sécurité (badges, registre procédures) ; - Accueillir les élèves en retard et assurer le suivi des présences élèves ; - Assurer la communication quotidienne avec les agents de sécurité et leur transmettre les informations nécessaires ; - Gérer les objets trouvés (Lost & Found) ; - Gérer le courrier entrant et sortant ; - Gérer la boîte email du School Office ; - Mettre à jour le calendrier du portail et les supports d’information ; - Commander et suivre des fournitures. Tenir à jour l’inventaire des fournitures ; - Gérer les réservations de salles internes à l’administration. Support administratif : - Préparer et transmettre les documents administratifs standards et officiels : certificats, bulletins, relevés de notes, lettres de recommandation ; - Maintenir à jour la documentation, veiller à la propreté du Salon ; - Assurer l’inscription des nouvelles familles aux Safeguarding et Maisons ; - Traduire des documents non confidentiels, selon les compétences linguistiques ; - Maintenir la base de données PowerSchool de façon quotidienne et ponctuelle selon les demandes des équipes administratives (présence des élèves, les sorties anticipés ou arrivées tardives, la liste de contacts d’urgence….) - Compléter les bases de données en support du département d’admissions ; - Compléter les informations relatives aux élèves pour l’académie de Versailles. Onboarding, logistique & coordination : - Envoyer les communications standardisées validées par Admissions ou autre département administratifs (uniformes, informations pratiques, onboarding) ; - Informer la sécurité des rendez-vous de la direction et événements institutionnels ; - Coordonner la logistique des événements à l’échelle de l’écolev: salles, installations, informatique, supports imprimés, décoration, prestataires ; - Préparer les supports imprimés : · Transition Packets · Supports pour réunions, retraites ou événements internes · Documents Admissions (Open House, consultations) - Gérer l’inscription et la présence des invités ; - Fournir un support administratif standard à la Direction, à l’Executive Assistant et aux autres départements administratifs (Communication, Admission, Business Office et Facilities) ; - Apporter un appui ponctuel aux visites de l’école.
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