Chicas- assistant(e) de direction - direction des ressources humaines (h/f)

[72321] Direction des Hôpitaux des Alpes du Sud
Mission générale :
Assistance auprès du Directeur et des Attachés d'Administration des Ressources Humaines.
Missions permanentes :
Secrétariat :
-Tri, orientation et suivi du courrier ;
-Accueil physique et téléphonique ;
-Gestion des agendas : préparation et suivi des RDV (dossier de l'agent + fiche d'entretien)
-Organisation de rendez-vous et réunions (lien entre les interlocuteurs, réservation de salles, envoi des invitations, création de lien Teams, préparation du dossier agent si besoin)
-Diffusion de documents (Notes de service ou d'information),
-Gestion des fournitures de bureau du service, gestion des locaux (salle à archives) et mobilier (photocopieur, armoires secrétariat),
-Mise à jour des panneaux d'affichage (intérieur et extérieur du service) ;
-Gestion de la boîte mail D.R.H;
-Classement de courriers et divers documents dans le classeur rotatif.
-Diverses tâches de secrétariat : Photocopies, scan, ..
Secrétariat des instances F3SCT et CSE :
- Préparation des instances :
-Logistique : Planification des instances, réservation de salle, envoi des invitations, mise en ligne des PV sur KALIWEB
-Technique : préparation de l'ordre du jour, des convocations, création des dossiers et envoi des convocations et pièces par mail.
-MAJ du tableau du suivi des avis émis CSE et F3SCT
-Maj et suivi des décisions du Directeur suite aux avis émis en CSE et C3SCT
Grève : (CHE + CHICAS)
-Gestion des grèves du personnel non médical ;
-Remontées des données aux autorités et partenaires institutionnels (ARS)
Logistique :
-Gestion des cartes repas ; cartes parking et badges accès (Demande d'accès)
-Badge d'accès parking et cartes repas (Site de Sisteron)
-Demande de parking et gestion parking providence / parking intra-muros en lien avec les cadres et le service sécurité incendie
-Suivi des restitutions des cartes et badges d'accès après le départ des agents
Divers : CHICAS
-Rédaction de courrier
-Rédaction de note d'information ou de note de service
-Réception et traitement des fiches d'aptitude du personnel non médical
-Télérecours (Surveillance de nouveaux dossiers, téléchargement des pièces et envoi à la personne en charge du dossier)
Missions ponctuelles ou spécifiques :
-Médailles et voeux des retraités (CHICAS + CHE)
-Arbre de Noël ;
Description du profil recherché:
Formation et/ou qualifications requises :
Bac / Bac + 2
Formation et/ou expérience dans la gestion des ressources humaines souhaitée(s).
Connaissances particulières requises :
Bureautique : Word, Excel, Power Point, Outlook
Qualités professionnelles requises
Discrétion, sens de l'organisation, rigueur, polyvalence, sens du relationnel, présentation.