Ø Faire le lien administratif et technique entre la cellule de gestion du pôle, les entreprises, les techniciens, ainsi que les services gestionnaires
· Réceptionner, traiter et diffuser des informations auprès des agents
· Accueillir du public physiquement et téléphoniquement
· Suivre, mettre en forme et instruire des dossiers
· Prendre auprès de la cellule de gestion les renseignements afin de pouvoir répondre aux interrogations des entreprises
· Organiser les activités du service
· Assurer le suivi des ressources humaines en lien entre notre cellule gestion RH et le service
Ø Suivre et exécuter les marchés publics
· Préparer, créer, rechercher et assister les techniciens à la rédaction des pièces de marchés (BPU, CCTP, CCAP...)
· Saisie et envoi des avenants aux marchés à la cellule de gestion, relire des pièces des marchés
· Effectuer des relances sur les marchés arrivés à échéance
· Etablir des bons de commande et organiser la mise à la signature
· Création d'outils pour le suivi des commandes
· Identifier les documents à conserver, déterminer le classement le plus pertinent
· Vérifier des factures et suivre les validations des factures par les techniciens études et travaux
· Suivi financier des marchés (tableau de suivi des montants commandés, suivi des tableaux des AP,...)
Ø Assurer la gestion et le suivi des documents utiles au bon fonctionnement du service
· Créer et suivre les outils de gestion des heures d'insertion des entreprises
· Créer et gérer les outils de suivi des dossiers de CEE entre les services de l'UEM et les techniciens
· Saisir les demandes de travaux et intégrer les différents travaux effectués dans la base de données GIMA
· Rédiger, saisir et mettre en forme des documents administratifs (courriers, contrats, avenants, conventions, notes internes...)
· Mettre à la signature des élus différents documents en utilisant le logiciel dédié AIRS Courrier
· Identifier les documents à conserver, déterminer le classement le plus pertinent (alphabétique, thématique, chronologique) et le mettre en oeuvre
· Synthétiser des notes et élaborer des comptes-rendus de réunion
· Trier et distribuer les courriers et documents au sein du pôle / du service
· Diffuser des documents, des informations en respectant les délais de transmission
· Recenser les demandes et les besoins en matériels pour les agents et le service
· Gérer les plannings, travaux, congés, absences du personnel et les tenir à jour, en lien avec le chef de service et les adjoints
· Trier, classer et archiver des documents
\n\n· Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales
· Connaître les règles et procédures des marchés publics
· Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
· Maitriser les logiciels bureautiques et être en capacité d'appréhender de nouveaux logiciels métiers (Berger-Levrault, Airs Courrier, GIMA...)
· Connaître les techniques et outils de communication
Vos atouts pour ce poste :
· Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles
· Vous savez mettre en forme et présenter des rapports, dossiers, marchés
· Vous êtes une personne rigoureuse, discrète sachant s'adapter et faire preuve de disponibilité
· Vous avez le sens du service public et du travail en équipe
· Vous êtes doté d'un bon relationnel permettant de faciliter les échanges
· Vous êtes organisée et savez respecter les délais réglementaires\n\n>Modalités de travail :
· Poste à temps complet | 36 heures hebdomadaires du lundi au vendredi
· 27 jours de congés annuels + 1 journée non travaillée toutes les deux semaines
· Télétravail possible à partir de 3 mois d'ancienneté
>Rémunération :
· Rémunération statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
· Primes annuelles
>Autres avantages :
· Participation de la collectivité aux frais liés
▻ aux transports en commun (75% de l'abonnement)
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance
· Amicale du personnel
· Accès au prestataire d'action sociale Plurélya : billetterie culture et loisirs, promotions sur des séjours et locations, chèques CESU, chèques vacances...
Nous rejoindre, c'est :
· Faire le choix d'intégrer des équipes dynamiques et engagées
· Bénéficier d'un épanouissement personnel et professionnel
· Profiter des opportunités de mobilité et de carrière
La Ville de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances. Cet emploi est ouvert aux personnes en situation de handicap.
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