Définition de l'emploi et nature de l'activité
Réaliser les opérations de gestion administrative et comptable (enregistrement d'écritures, gestion des
abonnés à la revue trimestrielle interne, gestion logistique des réunions .) de la fédération
INITIATIV'Retraite selon les règles de comptabilité générale (association loi 1901).
Assurer la relation avec les bénévoles, les partenaires et/ou les adhérents qui contactent la Fédération
- Activités principales du poste
Tâches administratives et comptables
- Réaliser l'accueil physique, numérique et téléphonique et faire le suivi du répondeur
- Faire le suivi du courrier entrées/sorties
- Collecter et enregistrer les informations de gestion administrative et comptables de la structure à l'aide
des outils de bureautique de gestion de la facturation et de la comptabilité
- Classer et archiver les documents papiers et numériques dans un dossier partagé
- Préparer et suivre les dossiers
- Assurer la mise à jour des tableaux de bord (cotisations, abonnements au Chêne Vert et à la carte
Butterfly.).
Tâches de communication
- Participer à la transmission et la diffusion de la communication interne et externe
- Réaliser des mises à jour simples sur le site internet de la Fédération
- Conditions, lieu et nature de l'activité
L'activité s'exerce au sein de la fédération INITIATIV'Retraite.
L'emploi s'exerce au siège de la structure localisé à Bobigny - Immeuble Luminem, 19 rue de Paris
(station de métro Raymond Queneau)
Rattachement hiérarchique : le Président de la Fédération
L'assistant(e) est l'unique salarié(e) dans la structure en relation avec les bénévoles de la fédération.
Liens fonctionnels avec le Trésorier, le Secrétaire Général et les responsables de Commissions.
Plus globalement, les contacts et relations avec l'ensemble des bénévoles de la fédération et des
associations adhérentes sont partie intégrante de l'activité.
- Savoirs de base et expérience
Cet emploi est accessible avec un diplôme de niveau BAC +2 minimum du type « BTS Assistant(e) de
gestion PME-PMI »et/ou Expérience souhaitée dans des fonctions similaires pendant au moins 10 ans.
- Compétences
Technicité
- Mettre en œuvre les méthodes et procédures afférentes au poste
- Respecter les délais de réalisation
- Maitriser les outils informatiques utilisés : logiciels de comptabilité et de bureautique (Word, Excel,
PowerPoint, PDF...). La connaissance de Publisher serait un plus.
- Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique
- Classer et archiver les documents (papier et numérique)
- Gérer les stocks et les approvisionnements matériels et consommables (impression, petites
fournitures.)
Traitement de l'information
- Respecter rigoureusement les consignes et les modes d'intervention
- Utiliser les outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, ...)
Communication/relations de travail en équipe, autonomie et responsabilité
- Orienter les personnes se présentant à l'accueil et au téléphone
- Organiser son travail, hiérarchiser les tâches à effectuer et prendre des initiatives - aptitude à travailler
seul(e).
- Travailler en équipe avec des bénévoles
- Être discret quant aux informations connues dans l'exercice de l'activité
- Rendre compte de son activité au Président de la Fédération
- Conditions d'emploi
Contrat à durée indéterminée
Période d'essai : 2 mois
24 H hebdomadaires répartis sur la semaine à définir
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