Référent.e qualité vacances adaptées

Le poste

est basé à Montpellier. La délégation UFCV Occitanie est située au 85 rue Lunaret, 34090.

Déplacements quasi-permanents sur nos différents lieux de séjours (côte méditerranéenne, Pyrénées, côte atlantique sud) et à Narbonne les weekends entre le 12/07 et le 17/08 (le Samedi en juillet, le dimanche en août) pour superviser une plateforme de départ. Repos pris en semaine.

Le ou la référent qualité sera présent pendant la phase de préparation des séjours pour renforcer l’accompagnement pédagogique des équipes (responsables de séjours), puis pendant leur déroulé afin d’en assurer le contrôle et le repérage des dysfonctionnements sur le terrain.

Vous travaillerez sous la responsabilité du cadre de service en lien avec l’équipe de coordination. Par des déplacements récurrents sur les différents sites de séjours tout au long de la durée du contrat, vous contribuez à :

· Une meilleure maîtrise des actions de terrain et une sécurisation de l’action vacances adaptées : contrôle et accompagnement dans l’application des protocoles UFCV sur les séjours.

· Une amélioration permanente de la qualité des séjours : conseil et accompagnement des équipes de séjours sur le terrain ou à distance.

· La médiation et la communication entre la cellule permanente et les responsables de séjours : faire le lien entre les coordonnateurs et les équipes de séjours sur le terrain.

· Une intervention rapide en cas de problème : remplacement d’un membre d’une équipe de séjour en dernière minute, renfort sur une équipe en dernière minute, convoyage à assurer pour un séjour, etc.

Avant les séjours, au sein de notre délégation régionale basée à Toulouse (du 01/06 au 12/07)

· Fonction pédagogique : Formation et accompagnement pédagogique des responsables de séjours, lecture et suivi des projets pédagogiques, support au travail de l’équipe de coordination.

· Fonction administrative : Suivi et finalisation des classeurs de séjour avec les responsables, prise de RDV pour les entretiens de recrutement des animateurs et directeurs, suivi des RDV avant départs, renfort dans le suivi des contrats, réalisation des livrets de convoyages.

· Fonction logistique : Convoyage : Révision des feuilles et plans de route avec les équipes de séjour. Présence physique sur la plateforme de départ tous les weekends du (12/07 au 17/08), suivi du matériel de séjours, gestion du matériel de formation (impression et copies des contenus), gestion du matériel pour les journées de voyage.

Pendant les séjours, en déplacement sur le terrain (du 12/07 au 17/08) :

· Contrôle et rectification : Renseignement des grilles de visite UFCV, vérification catalogue et vérification de la sécurité et de l’état général du séjour et des vacanciers (hygiène, santé...) ; vérification des comptabilités et comptes-rendus, suivi de la qualité alimentaire et équilibre des menus, contrôle des activités catalogue réalisées ou programmées, traitements médicaux : stockage et distribution, pointage de l’affichage, contrôle des véhicules : état général, kilométrage, état des lieux, devis éventuellement

· Accompagnement pédagogique : Organisation, conseil, écoute, soutien

· Communication : Lien quotidien avec les permanents, repérer les urgences et donner l’alerte aux permanents.

· Logistique/Convoyage : Révision des feuilles et plans de route, présence les jours de convoyages (samedi en juillet, dimanche en août)

Après les séjours (du 18/08 à fin septembre) :

· Accompagnement de l’équipe de coordination dans les locaux de l’association à Montpellier.
· Aide au traitement des retours de séjours : RDV avec les responsables de séjours, collecte des divers documents à restituer en fin de séjour, bilan avec le responsable, recueil des remontées terrain quant aux différents séjours (structures, activités, logistique, etc).
· Aide à la vérification des compte rendu de séjour réalisés sur les vacanciers, aide à l’analyse et au clôture des comptabilités de séjour, etc.
· Aide à l’organisation et participation à un événement bilan de la saison courant septembre.

Liaisons principales :

1. Travail en partenariat avec les coordonnateurs Vacances Adaptées et entre référents qualité

2. Relais avec les équipes de séjours

3. Relations fonctionnelles avec le personnel administratif, logistique et de communication

4. Relations extérieures avec les partenaires de nos projets : établissements médico-sociaux, prestataires d’hébergement, de transport, d’activités, établissements de formation…

5. Relation avec les vacanciers

Salaire : 2025.99 brut/mensuel, selon indice 285 de la CCNA

Poste à pourvoir du 01/06/2025 au 30/09/2025

Profil recherché

Formation :

BPJEPS, DEJEPS, DUT carrière sanitaire et sociale.

Equivalant ou autre diplômes bienvenus, avec expérience pertinente.

Compétences :

Maitrise des outils informatiques de bureautique (Word, Excel) et des réseaux sociaux

Techniques de recrutements, d’animation de réunion

Animation de réseaux

Communication : Relation clients et animateurs

Expérience souhaitée :

Direction de séjours adaptés

Conduite de projets d’animation

Auprès d’un public en situation de handicap

Qualités :

Capacité d’adaptation à des tâches multiples

Capacité d’organisation

Autonomie dans son travail

Savoir fédérer, animer un réseau

Ecoute, accompagnement, médiation

Permis B obligatoire – déplacement sur l’ensemble des séjours sur la région Occitanie

Travail sur les week-ends et forte activité entre le 12/07 et le 17/08.