Adjoint(e) administratif(ve) du directeur des opérations et directrice popcorn

Mission

Le Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine est à un stade de maturité, qui lui a permis, grâce à la recherche d’excellence qui s’y réalise à travers la programmation scientifique de haut niveau dans ses créneaux mère-enfant, de recevoir au cours de la dernière année, des dons majeurs qui seront transformationnels et ouvriront d’innombrables perspectives pour la recherche en santé des enfants. Le Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine réunit une équipe de plus de 1200 personnes, soit plus de 295 chercheuses et chercheurs, dont plus de 160 en recherche clinique et plus de 580 étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs et stagiaires de recherche postdoctorale œuvrant dans des domaines d’expertise multiples. Travaillant étroitement avec les équipes de soins du CHU Sainte-Justine, cette communauté se dévoue à la recherche fondamentale, clinique et translationnelle au sein de six axes de recherche.

Tes défis

Sous l’autorité et la supervision directe du Directeurdes Opérations et de la Directrice du réseau, le titulaire du poste s’intégrera au sein del’équipe de gestion du réseau POPCORN CHUSJ et travaillera en collaborationavec l’équipe de (rk). L’adjoint (e) sera responsable de fournir le support desecrétariat ainsi qu’une assistance administrative de haut niveau afin defaciliter le travail de son supérieur immédiat dans l’exécution de ses tâcheset la gestion des priorités, et ce, pour l’ensemble des dossiers dont il assumela responsabilité. De façon plus spécifique, il sera responsable de:

1. Gérer efficacement l’agenda et l’organisationdes diverses rencontres, incluant la gestion des conflits d’horaire et laréorganisation rapide de l’agenda afin de maintenir un emploi du temps optimalde son supérieur immédiat. Cet exercice devra être exécuté en travaillant ensynergie parfaite avec son supérieur et les autres cadres et assistantesadministratives de l’équipe de gestion de POPCORN et MICYRN;
2. Faciliter le travail de gestion de l’emploi dutemps de son supérieur en assurant un suivi efficace des dossiers à mener etdes livrables à exécuter avec les membres de l’équipe de gestion de POPCORN, enrespect avec les dates butoirs et en tenant compte du travail à effectuer et dela complexité des dossiers à livrer;
3. Rédiger des textes et documents de nature simpleà complexe. Préparer des ébauches à partir des grandes lignes reçues de sonsupérieur. Relire et corriger les documents préparés par son supérieur ou parcertains autres membres de l’équipe de gestion de POPCORN. Le titulaire devraêtre en mesure d’adapter et de mettre en page les diverses correspondances,notes de service, comptes rendus, rapports, etc.;
4. Coordonner les activités, incluant lapréparation des rencontres et de leur convocation, ordre du jour,procès-verbal). Monter des présentations PowerPoint pour les rencontres de sonsupérieur et de l’équipe de gestion de POPCORN et rédiger des comptes-renduspour permettre le suivi des dossiers en coordonnant les actions, lorsquenécessaire, avec les chercheurs impliqués à travers le réseau canadien et les avocatesdu Bureau des Ententes de Recherche;
5. Assurer le maintien des dossiers confidentiels,incluant le classement et la gestion documentaire associée en respect desnormes en vigueur au CHUSJ et celles exigées dans le réseau de la Santé et desServices Sociaux;
6. · Effectuer le suivi nécessaire pour les diversdossiers traités par la Directrice du réseau et le directeur des Opérations etson équipe en lien avec les mandats sous sa responsabilité incluant le suivi desdossiers de partenariat avec l’industrie et les partenaires internes;
7. Travailler en arrimage avec l’équipe du bureaudes ententes de recherche de la DR pour assurer un avancement en temps opportundes ententes contractuelles à coordonner avec les divers partenaires au dossierpour assurer la gestion adéquate des dossiers en cours et de la propriétéintellectuelle associée aux divers projets;
8. Préparer et consolider les éléments decontextualisation et la documentation nécessaires pour le suivi des projets viaun tableau de bord pour son supérieur devant le présenter au comité degouvernance du réseau POPCORN. Développer et maintenir à jour avec sonsupérieur et l’équipe de gestion, des outils de suivi efficaces permettant unrespect des échéanciers et des livrables;
9. Participer à la coordination des divers rapportset plans de développement à produire pour les partenaires internes et externeset faciliter la reddition de compte avec l’Université de Montréal;
10. Effectuer toutes autres tâches en lien avec lesfonctions et les compétences requises.

Profil

Tes acquis

11. Diplôme d’études collégiales en bureautique ouformation connexe;
12. Minimum de 5 années d’expérience dans un postesimilaire;
13. Excellent niveau en français et en anglais oralet écrit, bilinguisme essentiel;
14. Très bonne connaissance du logiciel PowerPoint;
15. Maîtrise avancée et à jour de la suite MicrosoftOffice;
16. Connaissance de base en Excel et Visio un atout.

Tes talents

17. Excellente gestion des priorités, rapiditéd’exécution, sens de l’organisation et capacité à s’intégrer et à apprendrerapidement;
18. Faire preuve de rigueur, minutie,professionnalisme et discrétion;
19. Savoir faire preuve d’un excellent jugement;
20. Avoir un sens aigu des responsabilités;
21. Excellent service à la clientèle;
22. Démontrer une autonomie et un espritd’initiative;
23. Capacité de travailler efficacement souspression et de gérer le stress;
24. Polyvalence;
25. Esprit d’équipe et proactivité.

Conditions d’emploi

Il s’agit d’un poste contractuel d’une durée de 4 ans,à temps complet et non syndiqué, avec une période de probation de 6 mois. Larémunération varie entre 47 885.59 $/an et 79 425.79 $/an selonl’échelle en vigueur au CHU Sainte-Justine en fonction de l’expériencepertinente reconnue. Les autresconditions sont établies en fonction des normes en vigueur dansl’établissement.

Date d’entréeen fonction : Immédiatement

L'affichage prend fin le 25 juin 2024

Autres avantages

1. Une conciliation travail et vie personnelle :

26. Plan de vacances avantageux
27. 20 jours de vacances par année, 25jours de vacances dès la fin de la période de probation
28. 13 jours fériés
29. 9,6 jours de maladie par année
30. Congé de maternité, de paternité et d’adoption
2. Des avantages collectifs concurrentiels :
31. Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP)
32. Assurances collectives pour vous et votre famille
33. Programme d’aide aux employés et à leur famille
3. Des établissements facilement accessibles
34. Station de métro Université-de-Montréal, lignes d’autobus et grands axes routiers à proximité
35. Abri à vélos sécurisé et stations BIXI à proximité
36. Située dans le quartier Côte-des-Neiges
4. Des services sur place pour vous simplifier la vie:
37. Centre de la petite enfance Sainte-Justine
38. Nettoyeur et service de couture
39. Activités sportives
40. Service alimentaire qui encourage l’agriculture biologique et locale
41. Livraison de paniers de légumes biologiques
Remarques
Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.