Descriptif du poste:
- Assurer l'animation des équipes du bureau des planning et de l'unité de gestion administrative, soit au total 13 agents dont 4 de catégories B ;
- Organiser l'activité du bureau des planning afin de préparer les plannings prévisionnels de l'ensemble des services et unités de la direction, en liaison avec les chefs de service concernés et leur encadrement, selon l'effectif mis à disposition et la politique d'ouverture fixée par la direction
- Organiser l'accueil des agents de la direction (conseil et information des agents sur le solde de congés et ARTT, récupérations, réception des formulaires relatifs au temps de travail, vérification de ces formulaires et des pièces jointes en présence de l'agent, demandes diverses des agents, formation hordyweb)
- Mettre en place des temps d'échange avec les chefs de service opérationnels afin de veiller à la continuité de service (octroi de congés, formations, autorisations d'absence diverses tout en garantissant l'effectif nécessaire à l'ouverture des espaces muséographiques et des fonctions annexes)
- Proposer des mesures de simplification des actes de gestion et d'amélioration du fonctionnement
- Alimenter des tableaux de bord
- Participer aux différentes missions du service (organisation du recrutement du personnel occasionnel et saisonnier, préparation et suivi budgétaire...) en collaboration étroite avec le chef de service
Liaisons hiérarchiques :
Rattachement hiérarchique au chef du service administratif et financier
Liaisons fonctionnelles :
Ensemble des services de l'Établissement
Profil recherché:
Diplômes et/ou expériences professionnelles
Diplôme de niveau 6 dans le domaine de la logistique, gestion des entreprises ou RH et/ou expérience confirmée en management d'une équipe de taille comparable
Qualités comportementales
- Aisance relationnelle et qualité d'accueil
- Rigueur et diplomatie
Savoir-faire
- Expérience confirmée en management d'une équipe de taille comparable
- Maitrise en matière informatique, notamment Excel
- Connaissance d'un logiciel de gestion de plannings/temps de travail de type Hordyplan appréciée
- Connaissance en matière de macro/VBA appréciée
Savoir-être
- Faire preuve d'organisation
- Réactivité et disponibilité
- Aptitude au dialogue
- Capacité à gérer plusieurs activités en simultanée
Formation :
Les éventuelles formations nécessaires seront dispensées à la prise de fonction.
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