Secrétaire polyvalent (e) - cdi

I – LE POSTE


* Titre : Secrétaire polyvalent (e)
* Département : MJM GRAPHIC DESIGN MARSEILLE
* Hiérarchie : Direction


II. LA FINALITE


* Le/la Secrétaire polyvalent (e) joue le rôle de liaison entre l’entreprise et nos partenaires. Il/elle a pour principale mission la gestion administrative dans la mesure où il/elle traite, rédige et archive les documents, plus précisément les lettres et autres correspondances d’entreprise.


III. LES DIMENSIONS DU POSTE


* Il/elle doit absolument faire preuve d’une très bonne communication orale et écrite en mettant à profit le vocabulaire professionnel du service.


* La bonne connaissance de tous les logiciels bureautiques est primordiale.


* Il/elle est un élément de l’entreprise qui possède un excellent sens de l’équipe et qui dispose d’une forte aisance téléphonique.


IV.L’ORGANISATION


* Il/elle lui est demandé (e) à la fois une grande disponibilité et beaucoup de réactivité pour faire face aux multiples sollicitations de ses interlocuteurs internes et externes.


* Son travail représente un rôle essentiel dans le fonctionnement de l’entreprise de par sa faculté à gérer les relations et le stress dans l’urgence.


V- LES PRINCIPALES RESPONSABILITÉS


* Assure l’accueil physique et téléphonique et le traitement des mails
* Oriente les personnes selon leur demande et gère les prises de RDV
* Suivi des dossiers étudiants et transmissions des informations au service commercial et pédagogique
* Etabli et enregistre les billets de retard des étudiants et les justificatifs d’absence
* Etabli et passe les commandes des fournitures de bureau
* Imprime et classe les feuilles de présence des intervenants
* Enregistre les offres de stages et d’emploi
* Assure les tâches administratives
* Effectue un reporting auprès du N+1 de manière ponctuelle


VI. RELATIONS INTERNES ET EXTERNES DU POSTE


* Interne


* La Direction pour le reporting, l’accompagnement et la stratégie de l’entreprise.
* Les commerciaux pour les échanges de bonnes pratiques, la fluidité des informations au sein de l’équipe.
* Les services supports : Comptabilité, Pédagogie, Informatique…


* Externe


* Entreprises
* Futurs étudiants
* Fournisseurs


VII. FORMATION ET EXPERIENCE

* Formation initiale

Minimum BAC+2

* Expérience professionnelle

Minimum 1 an d’expérience


VIII. PROFIL


* Connaissances techniques / métier


* Maîtriser l’outil informatique, en particulier Word, Excel, la messagerie électronique, l’environnement WEB
* Formation secrétariat


* Compétences


* Aisance relationnelle
* Savoir organiser et planifier ses activités
* Savoir rester courtois en toutes circonstances
* Sens du service



* Temps de Travail : Temps Plein


IX. AVANTAGES ENTREPRISE


* Titres restaurant
* Mutuelle employeur familiale
* La participation aux bénéfices