Chargé de scolarité

Un poste de chargé de scolarité est à pourvoir au sein de la Faculté de Droit dans le cadre d'un renfort sur les filières M2 et L1. Votre quotidien en tant que chargé de scolarité : vous êtes l'interlocuteur principal des étudiants et les accompagnez tout au long de leur parcours de formation.

Vous cherchez un métier de contact, où vos journées ne se ressemblent pas, nous avons le poste idéal pour vous!!!

Vos missions seront les suivantes :

Accueil et interface avec l’extérieur

* Accueillir, renseigner et orienter des personnes (étudiants, enseignants, etc.). Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées. Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d’un enseignant, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
* Recevoir les étudiants et les enseignants pour toutes questions relatives à leurs études (choix d’option, groupes de TD, problème particulier, etc.) et missions, avec le souci de répondre aux mieux à leurs questions et de les aider à résoudre les problèmes. Recevoir le cas échéant les parents avec la même préoccupation.

Lien et suivi des étudiants

* Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec les responsables pédagogiques;
* Assurer le suivi des étudiants et alerter le responsable pédagogique en cas de difficulté. Communiquer et travailler avec les responsables pédagogiques afin que les étudiants soient suivis au plus près de leurs besoins (absences, notes, difficultés particulières).

Gestion administrative des Etudes

* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes-rendus, tableau, planning, etc.); notamment diffuser des informations à destination des étudiants sur le site AGORA, les afficher aux endroits prévus à cet effet, les transmettre par mail. Réceptionner, trier, transmettre/envoyer de la documentation, des mails, courriers, etc.; notamment, réceptionner les copies corrigées et les notes, saisir et traiter les informations.
* Participer à l’élaboration des maquettes pédagogiques en lien avec chaque responsable pédagogique. Encoder les maquettes pédagogiques et affecter les enseignants aux cours. Diffuser.
* Centraliser les programmes et mettre en forme les emplois du temps et/ou saisir les emplois du temps dans l’outil dédié pour la réservation des salles. Afficher les plannings de cours.
* Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules en lien avec les enseignants et les étudiants.
* Gérer l’ensemble du contrôle des absences dans le cadre de la procédure mise en place dans la ou les filières concernées. Alerter le responsable pédagogique le cas échéant.
* Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications.
* Prendre en charge la gestion des matières optionnelles et notamment le choix par les étudiants.
* Editer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération.
* Organiser l’information des enjambeurs et des redoublants, gérer le choix des matières à repasser et les questions qui en découlent en lien avec le responsable pédagogique.
* Mettre en ligne ou transmettre au service inscriptions de la faculté les accords pédagogiques autorisant le passage à l’année d’étude supérieure ou le redoublement.
* Transmettre les résultats d’examens aux universités partenaires. Vérifier la cohérence entre les fichiers des universités partenaires et les fichiers d’étudiants de la faculté afin d’éviter des erreurs dans la délivrance des diplômes. Réceptionner, vérifier et distribuer les diplômes.
* Préparer les dossiers pour les commissions de délibération/études (relevés des notes, évaluation, etc.).
* De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement d’une ou plusieurs filières de formation.

Gestion administrative des inscriptions

* Etablir et vérifier les listes des étudiants inscrits, en fonction des présents, en lien avec le service inscriptions de la faculté
* Organiser éventuellement la sélection des étudiants (organisation logistique) de l’ (des) année(s) dont il (elle) a la charge, en collaboration avec le(les) responsable(s) pédagogique(s): réceptionner les dossiers, les transmettre aux responsables pédagogiques et envoyer la décision annoncée.

Organisation logistique

* Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.
* Organiser les évaluations et les jurys en lien avec le responsable pédagogiqueet la personne responsable de l’organisation des DS/examens (planification, collecte et reproduction des sujets, édition des listes d’étudiants, …)
* Veiller au bon déroulement des cours, organiser les rattrapages éventuels et veiller à la réalisation des heures. Alerter le responsable pédagogique le cas échéant.
* Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles dans un souci d’optimisation de l’occupation des locaux, en lien avec la personne chargée de la réservation des salles ;
* Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants (réunion parents-professeurs, réunion des enseignants, réunion de consultation de copie, etc.);
* Assurer un soutien à l’organisation d’évènements organisés au sein de l’entité (remises de diplômes, des colloques et journées de recherche, etc.).

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

Ce que l'on propose :
Salaire : 2092 euros bruts mensuels
Sur la base d'une année complète : 27 jours de RTT
Carte titres restaurants EdenRed (valeur faciale du titre : 10 euros)
Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d'abonnement) à hauteur de 75%
Evénements fédérateurs pour l'ensemble du personnel.

Pour réussir ce job, il faut :
Aimer avoir un quotidien très rythmé.
Savoir faire preuve de patience et de réactivité pour gérer les situations urgentes.
Savoir travailler en équipe.
Aimer être au contact de différents interlocuteurs (étudiants, parents, enseignants, prestataires, services internes)
Avoir une appétence pour les outils informatiques, logiciels et être un as d'Excel surtout pour la gestion des plannings (si vous avez un très bon niveau à Tetris c'est un avantage) et pour les formules de bases.

Depuis 1875, l’Institut Catholique de Lille est un acteur majeur de l’enseignement supérieur et du secteur sanitaire et médico-social, au nord de Paris. Héritier d’un riche patrimoine et porté par des valeurs chrétiennes et humanistes, il incarne une vision holistique de l’enseignement, de la recherche, de la santé et de l’action sociale.

Composé de 12 établissements d’enseignement, 6 unités de recherche et implanté sur 5 campus, il couvre l’ensemble des champs disciplinaires et propose 100 filières de formation. Pour nos 950 collaborateurs, travailler prend une nouvelle dimension : celle d’une aventure où chaque membre de notre équipe contribue à façonner l’avenir de l’enseignement et de la société. La diversité de nos activités implique une grande variété de métiers et d’emplois, reposant sur des compétences, expertises et savoir-faire spécifiques.

Reconnue d’utilité publique et labellisée EESPIG, notre institution, sans actionnaire et à but non lucratif, réinvestit 100 % de ses résultats pour promouvoir l’innovation et pérenniser les actions sociales. Découvrez notre histoire et notre vision sur