Au sein de notre agence CBRE PROPERTY MANAGEMENT Toulouse, nous recherchons un Assistant Administratif H/F en CDD. vous serez rattaché au responsable régional Sud-Ouest. Vous participerez principalement aux missions suivantes :
Seconder les gestionnaires locatifs et techniques dans la gestion immobilière et administrative des immeubles qui leur sont confiés sur plusieurs portefeuilles de clients :
* Suivi administratif :
* Compléter les trames des contrats et les plans de prévention,
* Aider au suivi des sinistres multirisque et dommage ouvrage, relance assurance,
* Produire les demandes d'autorisation travaux clients et tenir à jour le tableau de suivi des DAT, honoraires accessoires,
* Aider à l'organisation des calendriers de visites techniques, expertises, huissiers, états des lieux
* Réaliser les correspondances, envoi duplicata factures, courrier relance CA, mise à jour assurance locataires, relances vérifications réglementaires, réception des contrats d'entretiens, plans de préventions, décret tertiaire
* Gérer les courriers entrants et sortants à travers le dossier « courrier » du réseau,
* Suivi des data rooms des sites en gestion : tenir à jour les dossiers sur le réseau informatique,
* Interlocuteur privilégié pour les fournisseurs et locataires :
* De fournir les réponses de premier niveau aux appels téléphoniques reçus, en fonction du niveau d'autonomie sur les questions posées,
* Suivi des règlements fournisseurs :
* Faire référencer les fournisseurs selon les exigences CBRE,
* Produire les bons de commandes et suivre les étapes jusqu'à la parfaite facturation,
* Suivre le traitement des factures, intégration des factures d'huissiers, honoraires, syndic, taxe foncière et assurances, taxe bureaux dans nos logiciels comptables.
* Assistanat copropriétés et directions de centre (si applicable dans la répartition des portefeuilles) :
* Pour les sites où nous représentons notre client au sein d'une copropriété : préparer la trame des consignes de vote d'assemblée générale, envoi des documents aux clients et au syndic et mise à jour du tableau de suivi,
* Pour les sites où CBRE gère la copropriété : apporter une assistance administrative au gestionnaire copropriété
* Directions de centre : assistanat pour le suivi des factures et administratif
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