En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) ADV, vous serez responsable de la gestion opérationnelle de la filiale PALO IT Labs, alliant suivi du cycle Lead to Cash et coordination des outils, processus et meilleures pratiques. Missions Principales ADV - Référencer les clients (formulaires, documents légaux). - Gérer les commandes et contrats (suivi des validations, saisie dans l'outil, vérification des clauses financières : échéanciers, TJM, délais de paiement). - Contrôler l'intégration des deals entre Hubspot, Napta et Fitnet. - Suivre et valider les CRA dans Napta / Fitnet. - Produire, transmettre et suivre les factures clients selon les processus spécifiques. - Émettre des factures selon le modèle de factoring imposé, constituer et transmettre les remises. - Participer aux réunions commerciales hebdomadaires pour communiquer sur la facturation et les impayés. Participation aux Clôtures Mensuelles - Vérifier les encours de production. - Déterminer les cut-off mensuels (FAE, FNP). Cashflow - Mettre à jour quotidiennement le cashflow prévisionnel. - Planifier le cashflow à 6 mois, incluant le pipeline commercial, la facturation réelle et les coûts des prestataires. - Suivre les financements de factoring, décaissements, litiges et retenues. - Relancer les clients et suivre les impayés (y compris mise en demeure). Reporting - Produire le reporting mensuel de production (facturation, suivi des projets/missions, rentabilité). - Préparer et animer les réunions commerciales. Gestion des Prestataires - Référencer et collecter les documents légaux obligatoires (Kbis, attestations URSSAF, impôts). - Contractualiser via Docusign sur le modèle groupe. - Gérer le cycle fournisseur : import comptable, suivi des factures et paiements. Outils Utilisés - Administration Fitnet Manager : pour le paramétrage des congés, gestion des équipes, workflows, et plus. - Administration Napta : affectation des ressources, validation des timesheets. - Administration Pennylane et Payfit : gestion des factures, des paiements et des éléments de paie.
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