Notre organisme de la formation professionnelle, basé à Libourne, recherche une personne de terrain pour s'occuper de la logistique, des équipements et de la petite maintenance de nos sites.
Rattaché(e) à l'équipe des services centraux et placé(e) sous la responsabilité directe de la direction (3 directrices), l'intendant(e) assure le bon fonctionnement opérationnel des sites et l'appui logistique des équipes. Il/elle veille à l'entretien, au rangement et à la propreté des locaux, au bon fonctionnement des installations techniques et à la maintenance générale des sites, du matériel pédagogique et administratif. Il(elle) prévient la sécurité des installations et participe par son travail à l'image de marque qualitative de notre organisme de formation.
Il(elle) assure les relations avec les prestataires de services et participe au contrôle des achats.
Les missions du poste:
1- Gestion des services généraux
- Optimise les achats courants nécessaires au bon fonctionnement des agences : fournitures de bureau, équipements divers, mobilier, consommables
- Gère les relations avec les fournisseurs : recherche de prestataires, demandes de devis, réalise les commandes
- Assure la réception, le contrôle et le rangement des commandes, réalise le rapprochement bon de commande / facture (fournitures administrative, matériel pédagogique, .)
- Organise et réalise les livraisons sur nos permanences
- Suit les stocks et anticipe les besoins pour garantir la continuité des activités
- Participe à la recherche de nouveaux locaux
2- Gestion de la maintenance des équipements et des locaux
- Identifie et recueille les besoins en maintenance des locaux et équipements
- Réalise les transferts de matériel et mobilier inter-sites
- Organise et assure de la maintenance des équipements et des locaux (petites réparations, montage de mobilier, .)
- Tient à jour l'inventaire du matériel / mobilier (climatisations portables, ventilateurs, radiateurs d'appoint, tables, chaises, clés, .)
- Assure l'interface avec les entreprises prestataires et le suivi de leurs interventions
- S'assure de la mise en conformité des locaux vis-à-vis de la réglementation (Qualiopi, financeurs (FSE, Région, .)) et de la sécurité (incendie, PMR, RSE, Gestion des registres obligatoires et documents d'entretien, ...)
- Informe la direction, le CSE et les équipes de ses actions de maintenance
3- Suivi du parc informatique
- Centralise et gère les demandes en matériel informatique
- Tient à jour l'inventaire du matériel informatique (ordinateurs, imprimantes, vidéos-projecteurs, périphériques, suivi petits accessoires informatiques, téléphonie, etc.)
- Informe l'équipe de direction des besoins de matériel informatique avant toute commande
- Organise les livraisons, installations et retours de matériel sur les différents sites
- Assure le lien avec le(s) prestataire(s) informatique(s) pour la gestion des pannes, réparations et les paramétrages
- Veille au respect des procédures de sécurité informatique (traçabilité, protection des données, etc.).
Cette liste de tâches est non-exhaustive, elle peut être révisée selon les besoins et la nécessité de remplacement ponctuel des personnels administratifs (standard téléphonique, accueil physique, archivage, .).
Compétences techniques requises :
- Maitrise les outils bureautiques (Excel, outils numériques, et bureautiques)
- Maitrise la réalisation d'inventaire de matériels
- Être en mesure d'accueillir, orienter, renseigner un public
Compétences relationnelles :
- Capacité à travailler en équipe et à interagir avec des interlocuteurs variés (direction, coordinatrices, conseiller-formateurs, prestataires).
- Sens de l'organisation, des priorités et respect des délais (prise initiatives justes, réactivité et polyvalence)
- Sens du service et de l'engagement
- Savoir gérer les urgences, gérer les priorités
- Discrétion et confidentialité
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