Adjoint administratif en médecine bucco dentaire f/h

Métier
Employé - Agent administratif
Type de contrat
Titulaire ou CDD
Rémunération
selon grille indiciaire
Service d'affectation
médecine bucco dentaire
Présentation du service

Le service de médecine bucco-dentaire se situe au niveau de l'entrée principale de l'hôpital Henri Mondor et assure les missions de soins, de recherche, d'enseignement et de formation. Il prend en charge des adultes, des enfants ainsi que des personnes atteintes de handicap. La prise en charge concerne des consultants externes ainsi que les personnes hospitalisées sur Henri Mondor et Albert Chenevier.

le service se compose :

-sur le site Henri Mondor : 33 fauteuils, 7 postes de radiologie, 2 postes Cone Beam, 3 salles de chirurgie

-sur le site Albert Chenevier : 1 fauteuil dentaire

L'équipe

Equipe médicale : 1 chef de service, PU-PH, MCU-PH, assistants, attachés, internes et étudiants dentaires.

Equipe paramédicale : 1 cadre supérieur paramédical de santé, 1 cadre paramédical de santé, 4 IDE, 13 agents en charge de l'instrumentation (distribution, stérilisation), 3 agents logistique (dont 1 PPH), 12 agents administratifs ( accueil et facturation ), 1 aide au codage, 1 manipulateur en electro radiologie, 6 AMA

Vos missions

ACCUEIL

v Accueillir les patients et leurs proches dans le service

v Coordonner l’accueil des consultants, assurer le suivi administratif et la régulation de l’activité

v Assurer l’accueil téléphonique

v Assurer la prise de RV au guichet, par téléphone, par mail et par fax

v Assurer le suivi administratif

Accueil téléphonique

v Assurer la prise de rendez-vous de consultation par téléphone à l’aide du logiciel

v Assurer la prise et la gestion des rendez-vous de consultation par mail à l’aide du logiciel

v Assurer l’accueil téléphonique des consultants (externes ou hospitalisés)

v Assurer la gestion administrative de la prise de rendez-vous (envoi de courrier de confirmation…)

v Centraliser et dispatcher les appels téléphoniques

Accueil physique

v Assurer l’accueil des consultants (externes et hospitalisés) sur rendez-vous à l’aide du logiciel de prise de rendez-vous

v Assurer l’accueil des consultants en urgence en collaboration avec les étudiants et les praticiens

v Assurer la création du dossier administratif

v Assurer la gestion initiale et terminale des dossiers médicaux des patients (recherche, classement et archivage)

v Gérer le pré-archivage des dossiers médicaux

v Assurer le suivi du dossier médical et son classement

v Assurer la préparation des documents nécessaires pour les consultations (dossiers, examens…)

v Appliquer les procédures établies pour l’accueil des patients

v Sortir les feuilles de circulation pour les consultants

Missions ponctuelles :

v Vérifier le bon état de l’affichage (informations patients et législation)

v Participer annuellement à l’élimination des dossiers médicaux

v Informer les médecins des nouvelles procédures d’accueil des consultants

v Signaler aux responsables, les incidents et dysfonctionnements concernant la consultation

v Participer aux réunions et au projet consultation initié dans le service

Missions spécifiques :

v Collaborer aux projets de service et de l’institution

v Encadrer les nouveaux agents et les stagiaires

v Être en étroite collaboration avec le personnel médical, paramédical et logistique

v Rédiger et actualiser les procédures et modes opératoires

FACTURATION

v Scanner les documents dans le dossier GAM

v Coder les fiches de circulations simples et non facturables « GAM »

v Trier et archiver

Profil recherché

Connaissances
Connaissances médicales relatives aux pathologies traitées dans le service
- Connaissances en communication écrite et orale
- Connaissances des droits des patients, d’éthique et de déontologie professionnelles
- Connaissance des logiciels dédiés à la prise en charge et au suivi du patient (Word, Orbis, Sap, Gilda, Excel, messagerie dans le cadre professionnel)
- Connaissance des procédures d’hygiène, de vigilance, de prévention des risques
- Connaissance des dispositifs ergonomiques (matériel, gestes et postures, manutention)
- Connaissance des procédures relatives à la facturation
- Connaissance de la nomenclature spécifique dentaire

Prérequis
Connaissances informatiques
- Aptitudes à la communication (Formation relation patient et gestion de l’agressivité à envisager)
- Polyvalence sur les missions accueil et facturation

Qualités professionnelles requises :
- Sens de l’accueil, de l’écoute et du dialogue
- Assiduité, ponctualité
- Bienveillance
- Dynamisme
- Capacité d’organisation
- Méthodique
- Sens des responsabilités et des initiatives
- Sens de l’observation
- Capacité de travail en équipe pluridisciplinaire, rigueur et honnêteté

Schéma horaire
Jour
Temps de travail
7h30
Horaires de travail
7h30/7h36 par jour amplitude horaire de 08h 00 à 19h00 ; un samedi matin toutes les 3 semaines
Télétravail
Non
Vos avantages à l'AP-HP

AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION

- Prime + NBI selon service de rattachement
- Prime d'attractivité territoriales
- Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge
- Accès à une offre de formation continue conséquente

AVANTAGES SOCIAUX

- Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité
- Possibilité de parking
- Possibilité de place en crèche
- Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice)
- Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
- Chèques emploi-service CESU AP-HP


Description de l'hôpital
Le groupe hospitalo-universitaire (GHU) Henri Mondor se compose de 5 établissements, géographiquement répartis sur le 94 et le 91.
Son offre de soins destinée aux adultes couvre 58 spécialités, organisées en 8 Départements Médicaux Universitaires (DMU) structurés selon les filières de soins sur le territoire. Le GHU dispose de plus de 2 400 lits d'hospitalisation allant du court au long séjour, un service d'accueil des urgences et abrite le siège du SAMU 94.
Au total ce sont près de 9 000 professionnels qui dispensent des soins dans les domaines de médecine, chirurgie, psychiatrie, gériatrie, cancer et réanimation. Inauguré récemment, le bâtiment Reine accueille 21 salles de blocs et plus de 80 lits de réanimation, dans un environnement doté de technologies de pointe.
Le GHU s'articule également autour de DMU dédiés aux activités d'imagerie, de biologie, de pharmacie et de vigilances. Leur contribution transversale soutient le développement des activités de soins et de recherches menés sur les 5 établissements. Ancré sur le territoire, le GHU s'implique dans les activités universitaires, notamment à travers un partenariat avec l'Université Paris Est Créteil.
L'évolution professionnelle est un axe majeur du développement de compétences, avec un accès facilité aux formations institutionnelles et la possibilité de construire des parcours diplômants, grâce à une politique sociale ambitieuse qui met l'accent sur la qualité de vie au travail et la facilitation du quotidien.
Référence de l'offre
2025-18448