Secrétariat particulier du secrétaire général (h/f)

Référence CSP: MINT_BA054ATC-113455
Groupe RIFSEEP (pour les fonctionnaires uniquement) : 1
RMFP ADM005A / RIME FPEADM03
Vos activités principales
- Appliquer les directives du secrétaire général (SG) et être le lien entre tous les services intérieurs et déconcentrés.
- Gestion de l’agenda électronique, coordination avec les autres secrétariats et mise à jour régulière des modifications
- Prise de Rendez-Vous
- Réception et tri du courrier "arrivée et départ" du SG
- Mise en forme, envoi et suivi des courriers officiels
- Gestion des déplacements en relation avec le service du garage
- Mise à jour des annuaires SG
- Réception téléphonique avec maîtrise des appels provenant de plusieurs lignes (audioconférence, visio conférence)
- Accueil téléphonique et physique des différents interlocuteurs
- Gestion et mise en place de réunions avec des partenaires multiples
- Suivi des dossiers de réunions
- Préparation des rencontres avec les grands élus (Ville de Nancy, Métropole, Conseil Départemental, assemblées)
- Classement et archivage
- Organisation de moments de réunions de travail sous forme conviviale (petits-déjeuners,...déjeuners)
EN LIEN AVEC LE POLE SERVICE INTERMINISTERIEL DEPARTEMENTAL DES SYSTEMES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION (SIDSIC):
- Mise en place des audio et visio conférences pour l’ensemble des services utilisateurs

EN LIEN AVEC LA DIRECTION DE LA COORDINATION, DE L’ENVIRONNEMENT ET DE L’ECONOMIE :
- Supervision du circuit des parapheurs des (directions départementales interministérielles, unités départementales, agences régionales, établissements publics de l’Etat...)
- Préparation du travail de sélection des candidats aux postes de directions
- Constitution des dossiers CAR, pré-CAR, collège des préfets et SG

EN LIEN AVEC LE SECRETARIAT MUTUALISE DU PREFET ET DU DIRECTEUR DE CABINET :
- Renfort temporaire du secrétariat en cas de besoin (absence, évènements mobilisateurs: visites ministérielles, grandes manifestations…)
- Réunions agenda

Votre environnement professionnel

Activités du service
Assister au quotidien le secrétaire général

Composition et effectifs du service
1 agent de catégorie C

Liaisons hiérarchiques
Le secrétaire général

Liaisons fonctionnelles

- Le Préfet
- Le directeur du secrétariat général commun départemental
- Le chef du pôle SIDSIC
- Le directeur de la coordination économique et environnementale
- Les sous-préfets d’arrondissement, tous les services de la préfecture, tous les services déconcentrés de l’Etat, les collectivités locales...