Assistant / assistante de direction (h/f)

Description du poste :
En qualité de secrétaire de direction, vos missions principales sont :
- Gestion complexe d'agenda et des déplacements
Planifier et organiser les réunions, Comités et Copil présidés par la DGA
Constituer les dossiers de fond et coordonner leur élaboration
Assurer la logistique des réunions (réservations de salle, commandes au Club)
Organiser la logistique afférente aux déplacements (ordres de mission, billets, visas, hébergement, renouvellement de passeports, etc.) et constituer les dossiers
- Traitement des sollicitations
Gérer l'interface de l'interne et l'externe
Assurer le filtrage des appels et la transmission des messages
Gérer l'ensemble du courrier (papier) et transférer les correspondances aux équipes internes conformément aux instructions de la Directrice générale adjointe
Suivre et gérer les suites à donner
Mettre en forme des courriers, des tableaux, des rapports, des notes de synthèse et des présentations
Préparation, Elaboration, PDFA, RBM et compte rendu d'exécution budgétaire via MELBA
Traitement et saisie des dépenses et des imputations comptables via iProc
Suivi et contrôle des dépenses et des imputations via iProc, CGL et le tableau interne de suivi budgétaire
Gestion des notes de frais et des demandes de remboursement de l'ensemble des membres de la Direction générale
Traitement des opérations (demandes de remboursement, transmission des justificatifs) liées aux cartes bleues professionnelles du DG et des deux DGA
- Gestion administrative
Classement et archivage des dossiers papier et électroniques de la Directrice générale adjointe
Assurer la fonction de « Correspondant Informatique Départemental - CID » : gestion des droits et sécurisation des répertoires informatiques partagés de la Direction générale sous I et S via Adminlight
Assurer l'intérim du secrétariat du Directeur général adjoint
Description du profil :
De formation Bac+2-5
Statut cadre
Vous parlez anglais