En binôme avec la deuxième secrétaire du secrétariat mutualisé DRH/Direction Logistique Biomédical Hôtellerie et Achats :
•Organiser le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
•Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, etc.)
Activités principales :
- Accueil des interlocuteurs internes et externes,
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques,
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage),
- Prise de notes, frappe et mise en forme de documents,
- Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda des Directeurs,
- Organisation de réunions, évènements, commissions spécialisées,
- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, arrêtés,
- Rédaction de note de services,
- Préparation et suivi de dossiers,
- Reproduction des documents,
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, comptes rendus, décisions,
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau
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