Sous la responsabilité de la cheffe de service et de la directrice, et en collaboration avec les professionnels des établissements ENSEMBLE, l'assistante administrative assure les missions suivantes :
Gestion et suivi des tâches administratives
Les tâches de gestion et de suivi administratif se répartissent comme suit:
- Préparation des aides financières pour les personnes accompagnées
- Mise à jour des tableaux de reporting
- Prospection pour la recherche de logements et relances des bailleurs
- Organisation pratique des arrivéesdes familles : ouverture des compteurs, réalisation des commandes, coordination entre les livreurs et l'équipe
- Comptes-rendus de réunion
- Prise des rendez-vous au besoin
- Participation aux réunions d'équipe
Ce poste requiert de la polyvalence face aux imprévus et aux multiples tâches à accomplir.
Maitriser
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Savoir-faire
- Savoir adapter son langage aux interlocuteurs et s'exprimer avec clarté au téléphone
- Avoir des facilités rédactionnelles
- Etre réactive face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques ou des visiteurs
- Savoir orienter les visiteurs entre les différents interlocuteurs
- Savoir prendre les messages téléphoniques de façon claire et précise
- Savoir gérer un agenda et un planning en fonction des besoins et des contraintes horaires
- Etre capable de répondre aux demandes techniques d'informations
- Savoir anticiper sur les besoins de matériel pour le personnel
- Savoir établir les bons de commande
- Faire des recherches rapides et précises pour répondre aux questions posées
Savoir-être
- Autonomie
- Bienveillance
- Sens de l'écoute et de la discrétion
- Respect des personnes
- Capacité d'adaptation, d'organisation de polyvalence, de rigueur et de disponibilité
- Réactivité et sens de l'initiative
- Aptitude à s'inscrire dans un travail d'équipe
- Capacité à poser un cadre ferme et bienveillant
- Capacités d'analyse et de synthèse
- Capacité à gérer les conflits
- Sens de la communication
- Sens des responsabilités
Expérience souhaitée dans des fonctions similaires
Durée hebdomadaire de travail : 17 H30 HEBDO
Diplôme: BEP - BAC Pro secrétariat
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