Préparation et suivi des commissions de sécurité :
- Suivre et tenir à jour le calendrier des visites des commissions de sécurité.
- En amont des commissions de sécurité, préparer les dossiers en liaison avec le pôle maintenance et le service sécurité.
- Veiller à ce que l'ensemble des prescriptions des PV ou des rapports des bureaux de contrôles soient levées avant la date de la commission de sécurité.
- Classer et archiver les documents afin d'avoir une banque de données fiable.
- Analyser les rapports des bureaux de contrôles et demander les devis pour lever les non-conformités aux entreprises concernées.
- Veiller à ce que les visites de maintenance réglementaires soient effectuées dans les temps.
Préparation et suivi des remarques de l'inspection du travail :
- Analyser les courriers de l'inspection du travail.
- Regrouper les documents nécessaires aux réponses.
- En liaison avec la DRH, préparer les éléments de réponse.
- Classer et archiver les documents afin d'avoir une banque de données fiable.
- Analyser les rapports des bureaux de contrôles et demander les devis pour lever les non-conformités aux entreprises concernées
Mouvement du parc de magasins :
Dans le cadre du passage d'un magasin du réseau intégré vers la location/Gérance :
- Être en lien avec le service afin de connaître les différents passages en Loc
- Alerter les personnes au sein de la direction technique afin que les audits préalables soient menés ainsi que le call center
- Informer de la rupture du contrat
- Solliciter les différents prestataires afin d'obtenir les contrats de maintenance, et les soumettre en signature pour activation du contrat
- Mise à jour des fichiers de suivi et archivage des documents
Dans le cadre des mouvements de magasins entre le réseau intégré et les franchisés/reprise de magasin :
- Transmission de l'ensemble des documents permettant la signature de cession d'un magasin
- Relation étroite avec le service juridique afin de transmettre les documents dans les délais ou solliciter les prestataires si des documents venaient à manquer
- Obtention des documents et archivage de ces derniers lors de la reprise d'un magasin
Suivi des contrats de maintenance :
- Suivi des contrats de maintenance
- Mise à jour du fichier contrat
- Relation étroite avec nos fournisseurs
Tâches administratives :
- Rédiger des courriers.
- Passer des commandes et suivre la facturation.
- Classer et archiver les différents documents entrants et sortants au sein de la direction
- Administrer et suivre les dossiers de créations fournisseurs
Travaux :
- Savoir lire et analyser un courrier d'architecte/mairie afin de pouvoir faire un retour au directeur technique et en apprécier le degré d'urgence.
- Classer les documentation
Profil :
- Autonomie.
- Rigueur.
- Organisation.
- Esprit de synthèse.
- Esprit d'équipe.
- Bon relationnel
- Capacité d'analyse et de rédaction.
- Maitrise parfaite du pack-office.
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