Assistant.e administratif.ve - fondation caritas france h/f

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant.e administratif.ve - Fondation Caritas France H/F

Type de contrat

CDI

Temps de travail

C: Emploi à temps complet

Date de prise de poste envisagée

01/09/

Eléments de contexte

Créée en par le Secours Catholique Caritas France, la Fondation Caritas France est une fondation reconnue d’utilité publique dédiée à la lutte contre la pauvreté et l’exclusion, en France et à l’international. Elle soutient chaque année plusieurs centaines d’initiatives solidaires, abrite plus de fondations engagées dans des projets philanthropiques, et anime une communauté d’acteurs œuvrant pour un monde plus juste et fraternel.


Pour appuyer ses diverses activités, la Fondation recrute un·e assistant·e administratif·ve pour renforcer son équipe basée à Paris.

Description de la mission

Rattaché·e à la directrice administrative et financière et en appui de la déléguée générale, en lien étroit avec l’ensemble de l’équipe (13 personnes), vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et logistique de la Fondation. Vos principales missions seront les suivantes :

Gestion administrative générale

1. Secrétariat de direction : gestion d’agenda, accueil (téléphonique et physique), organisation de réunions ;
2. Traitement du courrier entrant et sortant ;
3. Classement, archivage et mise à jour des dossiers (papier et numérique) ;
4. Gestion des fournitures de bureau (commandes,fournitures) ;
5. Gestion des formalités administratives de la gouvernance et des démarches administratives auprès des autorités de tutelle et auprès des banques ;
6. Gestion et diffusion des comptes rendus de réunions de la gouvernance ;
7. Élaboration des planning de congés et de réunions de l’équipe et de la
gouvernance ;
8. Appui au service donateurs pour la gestion des reçus fiscaux et les réponses aux donateurs.

Appui à la gestion budgétaire

9. Suivi des factures et des engagements de dépenses et des financements ;
10. Participation à la préparation budgétaire annuelle ;
11. Mise à jour régulière des tableaux de suivi budgétaire ;
12. Relations avec les fournisseurs et prestataires : commandes, livraisons, contrats et suivi des prestations, tenue à jour des fournisseurs.

Appui aux événements et à la vie collective

13. Participation à l’organisation logistique des événements internes et externes (Journée des fondations, rencontres partenaires, séminaires, événements donateurs) : réservation salle, traiteur, transports, badges, matériel informatique et vidéo, etc.)

Profil

Savoir-faire

14. Très bonne maîtrise des outils bureautiques (suite office et google au minimum) ;
15. Une expérience de la gestion administrative et budgétaire ;
16. Une expérience en gestion de prestataires et en appui évènementiel ;
17. Une expérience et le goût de la relation donateurs/clients ;
18. Une expérience dans le secteur associatif ou philanthropique serait un atout.

Savoir-être

19. Sens de l’organisation, rigueur et autonomie ;
20. Polyvalence, réactivité et capacité à prioriser ;
21. Esprit d’équipe, aisance relationnelle et discrétion ;
22. Sens du service et engagement pour les causes sociales.

Formation et expérience

23. Formation bac minimum (type BTS Support à l’action managériale,...) ;
24. Expérience confirmée d’au moins 3 à 5 ans sur un poste similaire.

Ce que la Fondation Caritas France vous propose :

25. Poste en CDI à temps plein
26. Statut TAM
27. Poste basé au Siège social de l’association (Paris 7ème)
28. Télétravail possible (1 jours par semaine)
29. Congés : 25 jours de congés payés annuels + 1,5 jour par année civile
30. Mutuelle « Famille » - Couvre automatiquement le salarié et toute sa famille pour le même montant
31. Ticket Restaurant : 11.00€ dont prise en charge de l’employeur de 60%
32. Transport : forfait mobilité durable à hauteur de € / an (dans le cadre de l'utilisation d'1 vélo personnel ou assistance électrique, d’un véhicule électrique ou GPL ou 50% de la prise en charge d'un abonnement transport).


Rémunération selon profil et expérience : 25-33 K€ sur 12 mois + 13ème mois + prime liée au coût de la vie pour les salariés résidant en région Ile-de-France ( € bruts /mois sur 12 mois)

A compétences égales, tous nos postes sont ouverts aux bénéficiaires de l'obligation d'emploi de travailleurs handicapés.