Gestion administrative des agences de la région grand EST :
* Créer les dossiers sur logiciel de suivi financier : création fiche client, création fiche affaire, vérification des documents contractuels nécessaire, archivage
* Créer les dossiers BOX : création dossier, archivage des dossiers
* Générer les factures clients pour l’ensemble
* Réaliser les relances factures clients (mail + téléphone + re-porting )
* Assurer le suivi médecine du travail, arrêt maladie, en liaison avec les responsables RH
* Rédiger et mettre en forme des documents administratifs et juridiques
Gestion opérationnelle :
* Gérer le courrier entrant et sortant, ainsi que les messages électroniques. (distribuer, affranchir, enregistrer, gestion des messages électroniques...). pour l’agence de Strasbourg
* Organiser les déplacements professionnels et les réservations d'hébergement pour l’ensemble des agences de la région grand EST (30 personnes) .
* Gérer les factures fournisseurs et clients, les imputer aux comptes correspondants et effectuer les demandes de paiement.
* Assurer le suivi du stock, évaluer les besoins en approvisionnement et passer les commandes. pour l’agence de Strasbourg
Gestion des Appels d’offres pour l’agence de Strasbourg (action ponctuelle) :
* Participer au montage des dossiers d’appels d’offres
* Réunir les pièces requises pour les dossiers (pièces administratives, assurance, etc.)
* Préparer les contrats des entreprises prestataires
* Accompagner les opérationnels dans le suivi administratif et technique (rédaction des courriers, suivi des process, classement numérique, etc.)
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