Adjoint au directeur & chef du service des moyens généraux h/f

Rejoignez l'Observatoire de Paris-PSL, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel spécialisé dans les disciplines liées aux sciences de l'univers et à l'astronomie. Ses missions sont orientées principalement vers la recherche, la formation et la diffusion des savoirs dans les disciplines liées aux sciences de l'univers et à l'astronomie. Fort de son expertise, l'Observatoire de Paris-PSL collabore avec les acteurs principaux de l'astronomie à l'échelle internationale.

L'Observatoire de Paris est par ailleurs membre fondateur de l'université de recherche « Paris Sciences et Lettres » (PSL), qui représente une communauté forte de près de 4 900 personnes et 17 000 étudiants, et une université de rang mondial à la pointe de la recherche, de la création et de l'innovation.

L'établissement dispose d'un patrimoine immobilier important, avec de nombreux bâtiments classés ou inscrits à l'inventaire des monuments historiques. L'établissement est implanté sur trois sites : Paris (14ème arrondissement), Meudon (92), Nançay (Cher). Son budget annuel consolidé est de 40 M€ environ. Il gère directement 400 ETP (hors personnels hébergés de type CNRS).

La Direction de l'Immobilier et de la Logistique (DIL) est un service commun rattaché à la Direction Générale des Services. Elle met en œuvre la politique de gestion immobilière et logistique ainsi que le développement du patrimoine immobilier pour l'ensemble des sites de Paris et Meudon de l'Observatoire de Paris. Pour ce faire, elle s'appuie sur une équipe d'une quarantaine d'agents et dispose de la principale unité budgétaire de l'établissement.

La DIL est organisée en 2 services et 2 cellules : le service maintenance/exploitation, le service des moyens généraux, la cellule administrative et financière et la cellule stratégie et opérations immobilières.

Le service des moyens généraux est composé de 3 pôles : le pôle sécurité/incendie/sûreté composé d'une équipe de 7 personnes dont le responsable, le pôle logistique composé d'une dizaine de personne dont 2 chefs d'équipe et la cellule pilotage des marchés/évènementiel composé de 3 agents dont une adjointe au chef du service des moyens généraux. Les équipes sont réparties sur les sites de Paris et Meudon.

Missions principales :

Le Chef du service des moyens généraux H/F met en œuvre la politique de l'établissement pour les domaines de la logistique, de la prévention des risques d'incendie et de panique, et de la sureté. Il/elle supervise, coordonne et contrôle le travail des équipes et des prestataires, à spécialités techniques multiples. En sa qualité d'Adjoint du Directeur H/F, il ou elle peut être amené(e) à assurer l'intérim du Directeur en son absence.

ACTIVITES PRINCIPALES :

* Assister et conseiller sa direction pour l'élaboration et la mise en œuvre de la politique logistique, de la prévention des risques incendie et de la sureté des sites
* En tant que responsable hiérarchique du pôle logistique, du pôle sécurité incendie sûreté et de la cellule pilotage des marchés/évènementiel : manager les responsables des pôles et les équipes, impulser les projets de direction et animer les équipes en lien avec les responsables.
* Piloter, planifier et contrôler les activités et les actions du pôle logistique, du pôle sécurité incendie et sureté, de la cellule pilotage des marchés/évènementiel.
* Piloter les marchés, les contrats, les conventions de fournitures et de prestations de service (clauses techniques, clauses administratives, appels d'offres, analyses...) de son domaine d'activité : restauration, ménage, gardiennage, sécurité incendie, parc automobile, téléphonie mobile, courrier, nuisibles, copieurs et consommables, reprographie, DIB, DEEE, encombrants, salles mutualisées, matériel audiovisuel, évènementiel, déménagements, etc...
* Encadrer les prestataires, planifier et mener les contrôles nécessaires au suivi de l'exécution des marchés.
* Établir et faire établir les devis, mener les négociations commerciales, contrôler les estimations, coordonner et suivre les phases d'exécution des travaux/services par les prestataires par rapport aux cahiers des charges.
* Effectuer le suivi budgétaire et financier du service.
* Établir et faire établir des bilans d'actions, des tableaux de bord, des indicateurs de gestion, des notes de synthèse et des notes d'aide à la décision.
* Contrôler les règles d'hygiène et de sécurité, veiller à les faire appliquer par les équipes et par les prestataires

ACTIVITES TRANSVERSALES :

* Collaborer avec les composantes scientifiques (laboratoires, unité d'enseignement), les autres services communs et les équipes de la DIL
* Evaluer et prévenir les risques professionnels au sein du service
* Participer aux différentes commissions qui concernent l'activité du service : comité de gestion de la restauration, comités de site, etc...
* Participer ponctuellement aux astreintes techniques

Votre profil :

Vous maitrisez les méthodologie de la logistique, les techniques d'installation et de maintenance des équipements des domaines de la sécurité incendie et de la sureté.

Vous connaissez les principes de fonctionnement des établissements de l'enseignement supérieur

Vous avez l'expérience des techniques de conduite du changement, de la méthodologie de conduite de projet.

Vous connaissez la réglementation en matière d'hygiène et de sécurité et sécurité incendie

La connaissance des procédures de gestion des ressources humaines, des marchés publics et des finances publiques est un plus.

Expérience dans les domaines attendue (5 à 10 ans)

Formation supérieure (Niveau 4 à 6)

Vos savoir-faire :

* Définir des procédures et des règles
* Encadrer/animer une équipe, déléguer et évaluer
* Savoir planifier des activités et respecter des délais
* Gérer les relations avec des interlocuteurs
* Assurer un rôle de conseil et d'aide à la décision
* Travailler en équipe
* Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
* Conduire une négociation
* Gérer les situations d'urgence
* Communiquer et faire preuve de pédagogie
* Savoir rendre compte
* Assurer le suivi des dépenses et des recettes

Conditions particulières d'exercice :

Encadrement : OUI Conduite de projet : OUI

Nombre d'agents encadrés par catégorie : 2 A - 5 B – 12 C

Contraintes du poste : Possible permanence à assurer, astreintes techniques

POSITIONNEMENT HIÉRARCHIQUE:

* Sous l'autorité hiérarchique du directeur de la Direction Immobilière et Logistique

RELATIONS INTERNES:

* Tous les services communs et laboratoires de l'Observatoire de Paris

RELATIONS EXTERNES:

* Sociétés privées sous contrat avec l'Observatoire de Paris

AUTRES:

- Temps de travail : 100% -37h35 par semaine

- Fonction éligible au télétravail, selon nécessité de service

- Droit à congés : 47 jours (dont 2 jours de fractionnement)

- IFSE brute mensuelle (fonctionnaires titulaires) : 600 euros

- NBI (fonctionnaires titulaires) : 25 points

Type de contrat et Rémunération :

Ce poste n'est pas ouvert à la catégorie Stage et Alternance.

Fonctionnaires titulaires de la fonction publique : par détachement ou mutation ; grille indiciaire IGE catégorie A.

Contractuels : rémunération en fonction du nombre d'années d'expérience professionnelle entre 28 k€ et 35 k€ brut annuel.

Votre candidature (CV + Lettre de motivation) doit être envoyée à :

recrutements.observatoire@obspm.fr