Nous recherchons un(e) Assistante Administrative et Commerciale motivé(e) et organisé(e) pour rejoindre notre équipe basée à Versailles. Vous serez au cœur de la gestion administrative et commerciale des chantiers : suivi des devis, facturation, dossiers de chantiers, sous-traitance, appels d'offres et obligations réglementaires. En lien étroit avec la direction, les chargés d'affaires et les équipes terrain, vous contribuerez au bon déroulement des projets et à la coordination des différents intervenants. Plus précisément, il/elle assumera les missions suivantes :
Gestion administrative et commerciale
Gestion administrative des devis, ordres de service (OS), avenants et factures
Envoi des situations de travaux et factures
Suivi des encaissements et relances clients
Rédaction, mise en forme et envoi de courriers et documents liés aux chantiers
Enregistrement, classement et archivage des documents sur le logiciel interne
Mise à jour et utilisation quotidienne du logiciel interne
Gestion des chantiers
Demande d'accès aux chantiers
Utilisation et suivi des plateformes liées aux chantiers
Suivi et actions sur Trackdéchets
Demande de permis feu et permis poussière
Récolte et classement des photos de chantiers
Sous-traitance
Établissement des contrats de sous-traitance
Préparation des DC4 et documents administratifs des sous-traitants
Collecte, suivi, relance et contrôle de la validité des pièces administratives des sous-traitants
Rédaction et suivi des demandes de sous-traitance
Suivi de la facturation des sous-traitants et affectation des charges aux chantiers
Appels d'offres
Préparation des dossiers de candidatures
Compléter et rassembler les documents demandés dans le cadre des appels d'offres
Ressources humaines / suivi du personnel
Suivi des formations des compagnons
Suivi APST et gestion des plombémies des compagnons
Gestion administrative générale
Gestion et transfert des appels téléphoniques
Suivi et traitement des mails
Commande des fournitures de bureau
Classement et organisation administrative
Gestion des demandes diverses
Communication & vie d'entreprise
Organisation d'événements internes
Création de contenus pour les réseaux sociaux
Compétences requises
Excellente maîtrise administrative et organisationnelle
Capacité à gérer plusieurs dossiers et priorités simultanément
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Capacité à utiliser des logiciels et plateformes de chantiers
Rigueur, autonomie, sens du détail et de la confidentialité
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