1 assistant de directon et de service (h/f)

Missions transverses de secrétariat :
- gérer les agendas de la directrice et de la responsable du service juridique, commande publique, achats (SJCPA) : organisation des réunions et interventions, invitation des
participants, mise en forme et en cohérence de documents,
- participer aux réunions de direction et de service, préparer les ordres du jour et les documents, rédiger les comptes rendus et les diffuser,
- organiser les différents séminaires, réunions de travail, et sessions d'information-sensibilisation de la direction,
- préparer et rédiger des courriers/courriels, ainsi que des éléments de réponse,
- assurer le suivi des courriers et des parapheurs physiques ou électroniques de la direction,
- assurer l'accueil physique et téléphonique, ainsi qu'une mission d'interface entre la directrice et les services,
- organiser les déplacements de la directrice et de la responsable de service : rédaction des ordres de mission, état des frais.

Missions ressources :
- concevoir, mettre à jour et diffuser les différents outils relatifs au processus délibératif interne à la délégation (mise à jour et diffusion du tableau des échéances, gestion du circuit et des visas),
- en lien avec les secrétariats des Vice-Présidents, participer à l'organisation des réunions et instances liées à ce processus,
- participer à mettre à jour et à diffuser les tableaux de bord et bilan d'activités pour la direction et du service JCPA,
- tenir à jour les informations concernant l'équipe de direction : réunions, congés, formation,
- participer à l'animation du réseau des assistantes de la délégation, en lien avec l'assistante du délégué,
- assurer l'organisation logistique des évènements et des temps managériaux de la direction et du service,
- publier les documents et informations nécessaires sur les pages intranet de la Direction,
- plus largement, être la personne-ressource pour les assistantes de la délégation, en l'absence de l'assistante du délégué.