Gestionnaire des heures d'enseignement et de scolarité (h/f)

RESPONSABILITÉS :

L'université recrute une ou un gestionnaire des heures d'enseignement et de scolarité.
Mission :
L'IUT Lumière est une composante de l'Université Lumière Lyon 2 dont la spécificité est la formation exclusivement en alternance de ses 930 étudiants qui sont répartis dans cinq BUT, une licence professionnelle et un master.
Au sein d'une équipe de 4 personnes, vous participerez au rayonnement de l'IUT à travers les différentes missions du service scolarité de l'IUT détaillées ci-dessous.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
Gestion des enseignants vacataires : création, suivi de l'évolution des dossiers administratifs et de la signature des contrats en relation étroite avec les vacataires, mise à jour du logiciel interne.
Gestion des enseignants titulaires : suivi des services enseignants (prévisionnel et réalisé), des arrêts de travail, des autorisations de cumul.
Mise en paiement des heures d'enseignement des vacataires (une fois par mois) et des heures complémentaires des titulaires (une fois par an) : suivi de la validation des emplois du temps, édition et saisie des états de service, demandes de mise en paiement, transmission des documents à la DRH, suivi des paiements.
Suivi de scolarité : appui à l'inscription des étudiants, organisation et mise en œuvre d'une partie des jurys de semestre avec les responsables de formation, mises à jour diverses dans le système d'information, archivage.
Recrutement des futurs étudiants : organisation et mise en œuvre du processus de recrutement de diplômes, archivage.
Accueil et information : accueil physique et téléphonique de tous publics, réponse aux messages électroniques arrivant sur l'adresse mail commune.
Gestion des salles : affectation des salles de cours et de réunion, suivi des modifications d'emploi du temps.

ACTIVITÉS ASSOCIÉES
Veille règlementaire.

PROFIL RECHERCHÉ :

Poste de catégorie B ouvert aux contractuels

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
• Connaissance générale de la réglementation relative aux formations universitaires et à l'alternance.
• Connaissance des techniques de management et manager.
Savoirs sur l'environnement professionnel
• Une connaissance (ou une expérience) de l'Université et/ou des IUT serait appréciée mais n'est pas indispensable.
Savoir-faire à l'issue de formations internes
• Savoir utiliser l'ERP interne, et les logiciels/applications liés au recrutement des candidats, à la scolarité des étudiants et au paiement des heures des enseignants.
• Appliquer les règles et les procédures mises en place.
• Être autonome dans l'organisation de certains recrutements et jurys de semestres, tout en rendant compte au N+1.
• Mettre en place des outils de suivi des diverses missions.
Comportements attendus
• Aisance relationnelle à l'oral comme à l'écrit.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Capacité à comprendre et appliquer la règlementation sur les diplômes de l'IUT (Master LP, BUT) et sur les services des enseignants.
• Rigueur, réactivité, tact et diplomatie.
• Capacité à suivre les consignes.
• Capacité à travailler en équipe, esprit d'initiative dans le respect de l'organisation collective de travail.
Spécificités du poste :
• Les dates butoirs pour les demandes de mise de paiement des heures d'enseignement doivent être respectées scrupuleusement. Il est donc impératif pour la personne occupant le poste d'être présente à l'IUT la première semaine de chaque mois (sauf août). Le travail est organisé autour de cette contrainte.
• Rôle important de l'accueil : la scolarité est la vitrine de l'IUT pour les personnels, les étudiants et les professionnels.
• Pics d'activité à certaines périodes de l'année.
• Pendant le recrutement et plus particulièrement les auditions des candidats, nécessité d'effectuer quelques astreintes en fin d'après-midi.

Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 14 octobre 2025
Poste à pourvoir dès que possible
Poste à temps complet, de catégorie B, ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD jusqu'au 14/09/2026.