DESCRIPTIF DU POSTE L’École nationale des ponts et chaussées est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche dans le domaine des sciences, des usages et de l’économie pour répondre aux enjeux du développement durable. Sous tutelle du Ministère de la transition écologique et solidaire et sous statut d’EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international. Avec un effectif moyen de près de 500 personnes, elle est principalement organisée autour de trois pôles : Formation (2000 étudiants, 1000 intervenants), Recherche (12 laboratoires) et Services support. Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d’un niveau d’excellence reconnu et qu’elle veut porteuse de valorisation. Elle s’est engagée depuis septembre 2023 et avec l’ensemble de ses parties prenantes, dans une démarche pour élaborer son nouveau plan stratégique, Ponts Ambition 2030, avec l’ambition de devenir un centre de recherche et de formation de niveau international sur les questions de transition écologique, poursuivant et amplifiant une longue histoire au service des transitions qui ont traversé les sociétés à l’échelle globale. L’École nationale des ponts et chaussées est membre de l’Institut Polytechnique de Paris. Présentation générale de la Direction de la scolarité et des moyens : La Direction de la scolarité et des moyens, est engagée dans une démarche de préfiguration, afin de préparer une organisation cible plus lisible, plus robuste et mieux adaptée aux enjeux actuels de l’École. Cette évolution s’inscrit dans un contexte marqué par plusieurs transformations: • la croissance des effectifs étudiants et la diversification des profils accueillis ; • le déploiement du nouveau système d’information Auriga qui fait évoluer en profondeur les processus de scolarité ; • le contexte budgétaire invitant à construire une organisation plus efficace et fondée sur une allocation responsable et rigoureuse des moyens ; • l’évolution des missions des RACA, appelés à concilier leurs responsabilités académiques avec un investissement significatif dans leurs activités de recherche. Enfin, cette préfiguration permettra d’accompagner les chantiers à venir : évolution de la formation d’ingénieur, renforcement de l’expérience étudiante et intégration des dynamiques portées par IP Paris. Les fiches de poste ci-après traduisent cette organisation appelée à se consolider progressivement au fur et à mesure de sa mise en œuvre par la Direction de la scolarité et des moyens. Poste rattaché à la responsable du pôle scolarité au sein du service des admissions et de la scolarité, lui-même placé sous l’autorité de la Directrice adjointe de l’Enseignement, en charge de la Scolarité et des Moyens. Dans le cadre de la préfiguration de l’organisation cible, l’assistant(e) polyvalent(e) intervient en appui administratif aux inspectrices et inspecteurs des études des différentes formations d’ingénieur, ainsi qu’au responsable de la mobilité et de la professionnalisation. Vos missions : L’assistant(e) polyvalent(e) apporte un soutien administratif aux inspectrices et inspecteurs des études dans le suivi des parcours des élèves ingénieurs et dans la gestion des activités de scolarité. Il/Elle contribue à la bonne organisation administrative de la formation, à la fiabilité des informations relatives aux étudiants et au bon déroulement des opérations de scolarité. Dans le cadre de la préfiguration, le périmètre des missions pourra évoluer afin d’accompagner la mise en place progressive des nouveaux services et pôles. Appui administratif aux formations : • Assurer un appui administratif aux inspectrices et inspecteurs des études. • Participer au suivi des dossiers étudiants et à la mise à jour des informations. Suivi administratif de la scolarité : • Participer à la préparation et au suivi des documents de scolarité. • Mettre à jour les informations dans les outils de gestion de la scolarité. • Contribuer à l’édition de documents liés aux parcours étudiants (dont supplément au diplôme). Suivi administratif des stages : • Vérifier la complétude et la conformité des conventions de stage et de leurs avenants. • Assurer le suivi des signatures et des validations. • Répondre aux questions des étudiants et des tuteurs sur les conventions de stage. • Mettre à jour les informations relatives aux stages dans les outils. Appui à l’organisation des activités pédagogiques : • Contribuer à la préparation administrative des jurys, réunions et opérations de scolarité. • Participer au suivi administratif de ces opérations. Accueil et information des étudiants : • Assurer l’accueil physique et téléphonique. • Assurer la gestion de la distribution et de la restitution des équipements aux élèves (EPI, etc) • Répondre aux demandes d’information administrative. Appui transversal : • Apporter un renfort ponctuel aux autres activités du service en cas de besoin. PROFIL RECHERCHÉ Poste de catégorie C. Fonctionnaire ou contractuel (CDD), possibilité d’accueil en détachement. Compétences techniques : • Connaissance du fonctionnement général de l’enseignement supérieur et de l’environnement administratif d’un établissement d’enseignement. • Connaissance des procédures administratives liées à la gestion de la scolarité. • Maîtrise des outils bureautiques et des outils de gestion de la scolarité. Compétences organisationnelles : • Capacité à organiser et suivre des dossiers administratifs. • Rigueur dans le traitement des informations et fiabilité dans la gestion des données. • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des échéances. Compétences relationnelles : • Qualités relationnelles et sens du service auprès des étudiants et des interlocuteurs internes. • Capacité à travailler en équipe et à interagir avec plusieurs interlocuteurs. • Discrétion et respect de la confidentialité dans le traitement des dossiers. Ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.
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