Description du poste
Finalité et missions principales du poste
assister la responsable du département et son adjoint dans l'organisation quotidienne de leur travail afin de faciliter la réalisation des missions et activités.
Assurer le secrétariat du département, plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information.
Activités principales
Organiser et planifier l'activité du/de la responsable de département et de son adjoint(e) :
- Gestion des agendas, réunions, déplacements…
Assurer une fonction d'assistance au sein du département :
- Organisation logistique des réunions, coordination, appui en cas de pics d'activité
Assurer des activités de secrétariat :
- Réception, traitement, diffusion et classement de documents (papier et dématérialisés), traitement du courrier entrant et sortant, traitement BAL fonctionnelle du département, BAL Contrôle Légalité (avec PPH) publications des arrêtés et archivage, mise à jour WANPA,
Coordonner la contribution du département pour les instances ARS, ou les RDV importants :
- Préparer les dossiers ou diaporamas, suivre les échéances...
Contribuer à l'élaboration des procédures et outils internes pour la mise en œuvre des activités du département (système d'information, procédures, tableaux de bord, modèles types …), et à l'amélioration continue des processus internes.
Profil recherché
Vos compétences
Savoirs
Connaître l'environnement institutionnel et administratif
Connaître les techniques de secrétariat et de gestion documentaire et d'archivage
Connaître le cadre légal et réglementaire de la santé publique
Savoir-faire
Organiser, planifier, coordonner les informations
Connaissance des outils informatiques et bureautiques
Capacité d'analyse et de synthèse
Savoir rendre compte, informer, alerter
Respecter les délais et les échéances
Savoir mettre en œuvre les techniques rédactionnelles
Capacité à adapter son mode de communication en fonction des interlocuteurs et situations
Savoir-être
Ecouter, conseiller, communiquer
Faire preuve de rigueur
Travailler en équipe
Respecter la confidentialité
Avoir le sens de l'organisation
Aisance relationnelle
Sens du dialogue et de l'écoute
Capacité d'adaptation et disponibilité
Autonomie
Réactivité et esprit d'initiative
Votre formation
Vous avez un profil type assistant de manager - support à l'action managériale et vous possédez une expérience significative réussie en qualité d'assistant ou d'assistante.
Vos qualités relationnelles, votre adaptabilité et votre sens du service sont des atouts incontournables dans ce poste.
Vous savez faire preuve d'anticipation des besoins, d'organisation, d'initiative et êtes force de proposition.
Informations complémentaires
Poste ouvert aux titulaires niveaux 4a (convention organisme SS) selon profil et fonctionnaires de catégorie B, ou CDD de droit public de 3 ans pour les non titulaires
Participation à la gestion de crise
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