Assistante administrative, chargée de l'économat, des relations familles et usagers
Assurer la gestion administrative, en particulier la tenue de l'économat et la relation administrative avec les familles et les usagers, afin de garantir une organisation efficace, une communication fluide et un accueil de qualité.
Sous l'autorité de la directrice de l'EHPAD, et de la responsable administrative et financière, vous assurez les missions suivantes :
Accueil et gestion administrative :
- Accueillir et informer les résidents, familles, visiteurs et partenaires.
- Répondre aux appels téléphoniques et assurer l'orientation des interlocuteurs.
- Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
- Assurer la tenue et la mise à jour des dossiers administratifs des résidents (entrée, séjour, sortie).
- Gérer le classement, l'archivage et la diffusion des documents internes.
Gestion de l'économat :
- Gérer les stocks et les approvisionnements (produits d'entretien, d'incontinence, linge, petit matériel..).
- Établir les commandes selon les besoins des services et suivre les livraisons.
- Contrôler la conformité des produits reçus.
- Assurer le suivi des bons de livraison et le règlement des factures fournisseurs
- Veiller à la rationalisation des achats et à la maîtrise des coûts.
- Tenir à jour les inventaires et assurer un suivi budgétaire des dépenses liées à l'économat.
Relation avec les familles et les usagers :
- Accueillir, informer et accompagner les familles dans les démarches administratives liées à l'admission et au séjour.
- Constituer et mettre à jour les dossiers des résidents (contrat de séjour, aides financières, tutelles, etc.).
- Assurer le lien entre les familles et la direction pour le suivi des situations particulières.
- Gérer les réclamations et demandes avec écoute, diplomatie et discrétion.
- Participer à la préparation des réunions ou événements destinés aux familles et résidents (Conseil de la vie sociale).
Suivi administratif et financier du séjour :
- Préparer et éditer les factures mensuelles des résidents.
- Suivre les règlements, et collaborer avec le service comptable.
- Gérer les aides sociales (APA, ASH, mutuelles, caisses de retraite, etc.).
- Assurer le suivi du dépôt de garantie
- Contribuer au suivi budgétaire et à la préparation des documents de gestion.
Compétences et qualités requises :
Savoirs :
- Connaissance des règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique M22.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de gestion EHPAD : Berger Levrault).
- Connaissance des dispositifs d'aide aux personnes âgées.
Savoir-faire :
- Accueillir et communiquer avec empathie et professionnalisme.
- Organiser son travail avec rigueur et autonomie.
- Gérer les priorités et respecter les délais.
- Tenir à jour les tableaux de suivi et les dossiers administratifs
Savoir-être :
- Sens du service et de l'écoute.
- Discrétion professionnelle et respect du secret professionnel.
- Diplomatie, patience et bienveillance.
- Esprit d'équipe et adaptabilité.
Conditions d'exercice
- Poste à temps plein (35H hebdomadaire) .
- Travail en lien direct avec le public (familles, résidents).
- Présence souhaitée sur les plages horaires d'accueil.
- Manipulation occasionnelle de charges légères (produits, fournitures, cartons).
- Respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur dans le secteur médico-social.
Formation et expérience souhaitées
- Formation de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat, gestion administrative
- Expérience dans le secteur médico-social ou en EHPAD est un plus .
Poste à pourvoir au 1 décembre 2025, Période d'essai de 3 mois puis possibilité de contrat longue durée Fonction Publique Territoriale
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