Un poste polyvalent au coeur des enjeux de transition et de rénovation urbaine
L'assistant administratif occupe une fonction clé et polyvalente, au sein d'équipes engagées sur des projets à fort impact (transition écologique, résilience, rénovation urbaine). Intégré à une équipe administrative et financière mutualisée, rattachée à la Direction Générale des Services, le poste s'inscrit dans un fonctionnement transversal et collaboratif entre la Mission Transition Écologique & Résilience et la Mission Rénovation Urbaine. L'assistant administratif est placé sous la responsabilité directe de la responsable de la cellule administrative, en lien étroit avec les responsables d'équipe au quotidien. Évoluant dans des domaines techniques et variés, le poste requiert une forte curiosité intellectuelle et une capacité d'adaptation.
Véritable garant de la qualité de service, l'assistant administratif contribue à une relation efficace et fluide, en assurant l'écoute, le suivi des demandes et le respect des délais. Force de proposition, il accompagne les techniciens et cadres en apportant des solutions organisationnelles et méthodologiques au service de l'efficacité collective.
Les missions qui vous seront confiées :
- Gérer l'accueil téléphonique (prise de messages, identification de la demande, apport des premiers éléments d'information au public, évaluation de l'urgence, organisation de la réponse à apporter avec le technicien ou le cadre) ;
- Suivre administrativement l'ensemble des dossiers et saisines : classement dématérialisé et archivage sur réseaux, mise en forme de courriers et de notes en respectant le formalisme de la Direction, suivi et gestion des courriers, délibérations, actes et conventions, rapports, enquêtes publiques, notifications, accueil et interface usagers et partenaires ;
- Réceptionner et ventiler le courrier départ/arrivé de la Direction ;
- Piloter des agendas (organisation de réunions, prise de rendez-vous) ;
- Organisation logistique d'événements (réservations de salles, demandes de matériels, demandes de protocole, ) ;
- Apporter un appui pour les ordres de missions (informer et appliquer la procédure des ordres de missions / assurer une vérification des pièces nécessaires pour le remboursement des frais de missions) et gérer le stock & la distribution des tickets de transports en commun ;
- Assister et aider à la gestion des dossiers : mise en forme et finalisation des courriers, certificats carrières, mailings et invitations, relances des dossiers en attente, recherche d'information dans les bases de données, saisie de données dans des logiciels spécifiques (Esabora, Qgis) ;
- Enregistrer les parapheurs pour le suivi de courriers, notes et tous autres documents produits par la Direction sur un tableau de suivi Excel.
Vos principaux interlocuteurs :
- Interne : tous services de la Ville, la Direction Générale, le Cabinet du Maire, les Elus ;
- Externe : Partenaires et public.
La procédure de recrutement prévoit un entretien ainsi qu'un test technique comprenant plusieurs exercices.
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