Dans le cadre d'un remplacement, nous recrutons un·e assistant·e de direction sein de la Direction Générale des Services (DGS).
Les différents acteurs de la Direction générale des services participent à l'élaboration et à la mise en œuvre de la politique de l'établissement et veille à son application opérationnelle. Le Directeur général des services est responsable du fonctionnement de l'ensemble des services de l'établissement.
Vous serez en charge d'effectuer les missions suivantes :
Mission 1 : Assurer l'assistanat de direction, soit :
* Assurer le secrétariat du DGS
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
* Organiser et gérer les déplacements du DGS via l'outil dédié
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
* Effectuer un suivi des projets portés par le DGS et des activités de direction
* Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat en adaptant son discours en fonction de l’interlocuteur. Renseigner les interlocuteurs.
* Traitement des courriers et des mails
* Bureautique : élaborer ou mettre en forme des documents de formes et de contenus divers (courriers, powerpoint, tableaux…), prendre des notes.
* Organiser et planifier des réunions
* Préparer et organiser les différentes réunions institutionnelles et thématiques : convocation, préparation des dossiers préalables, envoi des documents, réservation des salles ;
* Préparer la participation du DGS aux réunions et commissions auxquels il appartient (préparation des documents, organisation du déplacement, suivi avec les services et organes concernés).
Mission 2 : Assurer la logistique, soit :
* Assurer le suivi des demandes de bons de commande en lien avec la Direction du Budget et des Finances
* Assurer l’achat de fournitures
* Réserver des salles et des véhicules
* Réserver des déjeuners
* Gérer la téléphonie
* Assurer la logistique nécessaire lors des réunions, séminaires…
Mission 3 : Suivre les dossiers administratifs des personnels administratifs de la DGS et des personnels placés sous la responsabilité directe du DGS
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