CRAM conçoit, réalise et exploite des solutions pour réduire les consommations d'énergie fossile et développer les énergies renouvelables.
Vous souhaitez participer à la transition énergétique et agir concrètement contre le dérèglement climatique ?
Vous voulez donner du sens à votre travail et intégrer une entreprise à dimension humaine forte ?
Partageons ensemble notre projet.
NOTRE MOTEUR HUMAIN :
Notre vocation est d'apporter à nos clients de la performance énergétique dans la durée en relevant les défis techniques et environnementaux au service d'une transition énergétique.
Nos quatre valeurs pour former un collectif fort et construire des relations humaines de qualité :
- L'écoute client,
- Le respect des engagements,
- La confiance dans la durée,
- L'esprit d'équipe et la bienveillance à chacun. Dans un contexte réglementaire en constante évolution, les entreprises doivent s'assurer de la conformité de leurs activités avec les lois, règlements, et normes applicables. Cela inclut la gestion des obligations réglementaires, des audits, des déclarations, et des risques liés au non-respect de ces obligations. Cependant, la gestion efficace de ces processus peut être complexe, en raison de la multiplicité des informations à suivre, des délais à respecter, et de la collaboration nécessaire entre différents départements.
Microsoft 365, avec ses outils intégrés tels que SharePoint, Teams, et Power BI, offre une solution performante pour structurer, centraliser, et optimiser le suivi réglementaire. Ce stage vise à concevoir une méthodologie de suivi réglementaire intégrée dans cet écosystème et à organiser sa mise en oeuvre au sein d'une organisation.
Objectifs du stage
Objectif principal
Créer un système efficace et accessible de gestion du suivi réglementaire en exploitant les capacités de la suite Microsoft 365.
Objectifs spécifiques
- Reprises des besoins réglementaires d'ores et déjà identifiés : Exploiter et organiser les informations réglementaires déjà identifiées par l'organisation.
- Conception du système de suivi : Élaborer un environnement structuré basé sur SharePoint pour centraliser les documents, les échéances, et les responsabilités.
- Automatisation des processus : Utiliser Power Automate et Power BI pour automatiser la remontée des alertes, le suivi des indicateurs clés, et la génération de rapports.
- Facilitation de la collaboration : Mettre en place des espaces de travail collaboratifs sur Teams pour permettre un échange fluide entre les parties prenantes.
- Formation et adoption des outils : Accompagner les utilisateurs dans la prise en main des outils et encourager leur adoption.
Déroulement du stage
1. Étude et cadrage
- Phase exploratoire : Analyse des pratiques actuelles de suivi réglementaire au sein de l'organisation. Identification des points faibles (ex. : dispersion des informations, suivi manuel, absence d'alertes automatiques).
- Ateliers avec les parties prenantes : Collecte des besoins spécifiques en matière de gestion réglementaire. Priorisation des fonctionnalités à implémenter.
- Benchmarking : Étude des solutions similaires utilisées dans d'autres organisations.
2. Conception de l'architecture
- Structure documentaire sur SharePoint : Organisation hiérarchique des documents réglementaires, avec des bibliothèques dédiées par département ou par type de réglementation.
- Workflows et alertes : Création de flux de travail automatisés pour les rappels d'échéances, les validations internes, et les notifications en cas de non-conformité.
- Indicateurs clés (KPI) : Définition des indicateurs de suivi (ex. : conformité à 100 %, respect des délais de reporting).
3. Développement de la solution
- Implémentation sur SharePoint : Création de sites d'équipe, de bibliothèques de documents, et de formulaires personnalisés.
- Automatisation avec Power Automate : Programmation de workflows pour les rappels, les notifications, et l'assignation de tâches.
- Rapports dynamiques avec Power BI : Construction de tableaux de bord interactifs pour visualiser les données réglementaires en temps réel.
4. Mise en oeuvre de la collaboration sur Teams
- Création de canaux dédiés : Mise en place de canaux spécifiques pour chaque groupe de travail ou projet réglementaire.
- Intégration avec les autres outils : Connexion de SharePoint et Power BI à Teams pour permettre un accès centralisé à toutes les informations.
5. Test et validation
- Phase pilote : Mise en oeuvre du système avec un groupe restreint pour identifier les éventuels ajustements nécessaires.
- Recueil de feedback : Organisation de sessions de retour d'expérience pour affiner la solution.
6. Formation et documentation
- Manuels et guides utilisateur : Création de supports pédagogiques pour faciliter l'utilisation des outils.
- Sessions de formation : Ateliers pratiques pour les équipes concernées.
Résultats attendus
- Centralisation des informations : Toutes les données réglementaires accessibles à un seul endroit.
- Automatisation des rappels : Diminution du risque de non-respect des échéances.
- Amélioration de la collaboration : Facilitation des échanges entre les différents départements via Teams.
- Visibilité accrue : Rapports dynamiques sur l'état de conformité, accessibles en temps réel.
- Adoption des outils Microsoft 365 : Intégration durable des outils dans les pratiques quotidiennes de l'entreprise.
Compétences développées
- Expertise technique sur SharePoint, Power Automate, et Power BI.
- Connaissances en gestion des obligations réglementaires.
- Gestion de projet : capacité à piloter un projet de bout en bout.
- Communication et conduite du changement.
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