Responsable administratif ifps

L’Institut assure 3 types de formation :

o Formation préparatoire au Diplôme d’Etat d’Infirmier : 3 promotions de 116 étudiants, soit environ 350 étudiants

o Formation préparatoire au Diplôme d’Etat d’Aide-soignant : 50 à 55 élèves inscrits chaque année

o Formation continue : catalogue de 7 actions de formation à ce jour.

Dans le cadre des projets pédagogiques de l’IFPS, le Responsable Administratif exerce sa fonction sous la responsabilité du Directeur :

O Il planifie, coordonne et contrôle l'activité de gestion administrative de l’institut de formation, en animant une équipe d’adjoints administratifs et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies.

O Il assure la gestion administrative des dossiers en collaboration avec la direction en tenant compte de la réglementation, du projet pédagogique, du référentiel de formation et du projet d’établissement du CHGR

O Il assure la responsabilité hiérarchique des agents administratifs IFPS, de l’intendant et des agents d’entretien

O Il assiste le directeur dans la gestion des dossiers administratifs, financiers, et logistiques

ACTIVITES PRINCIPALES

Gestion administrative des promotions:

Pilotage de la gestion administrative globale d’une promotion (Equipe : Gestionnaires administratifs)

• Accueil, orientation, conseil et information aux étudiants.

• Elaboration et suivi des dossiers de formation par étudiant

• Préparation des dossiers d’inscription à la rentrée, conformité du dossier administratif et médical (assurances, bourse, pôle emploi …)

• Elaboration des dossiers administratifs, saisie dans le logiciel FORMEIS et archivage

• Suivi de la tenue des dossiers pédagogiques des étudiants (saisie des évaluations et préparation du dossier pour le diplôme d’état) en coordination avec les formateurs et le directeur

• Suivi des dossiers Pôle Emploi/bourse d’études/employeurs/OPCA

• Courriers intervenants et lieux de stage (convention, objectifs de stage…)

• Suivi des feuilles de stage (présentéisme…) en lien avec les formateurs et gestion des indemnités étudiants

• Suivi administratif des absences des étudiants

• Préparation/organisation/classement des commissions d’attribution des crédits et suivi administratif des différentes sessions de validation

• Rapports d’activités adressés aux tutelles ARS/Conseil Régional/GREF …)

• Coordination avec les adjoints administratifs du suivi individuel des étudiants/élèves en lien avec les instances. (Conseil stratégique et les trois sections, Commission d’attribution des crédits, Conseil technique…)



Programmation annuelle des formations

Participe à la planification et à la programmation des années de formation en collaboration avec le responsable pédagogique

• Répartition des temps de formation en institut et des temps de stage

• Planification de l’ensemble des réunions (Instances, CAC, Réunions institutionnelles, Réunions pédagogiques, etc.)

• Planification des dates de sélection (entrée en formation ou mutation)

• Rétro planning des sessions de diplôme d’état.

• Gestion des salles en coordination avec le responsable pédagogique

 

Gestion courante du secrétariat :

Encadre les activités de gestion du secrétariat et de l’accueil

• Accueil et communication : accueil du public, des professionnels (gestion intervention …) et des étudiants/élèves selon les demandes

• Accueil téléphonique

• Elaboration de documents et de dossiers avec classement informatique en réseau IFSI/IFAS (participation à l’écriture des procédures …)

• Anime les réunions du pole administratif de l’institut et participe à l’ensemble des réunions de l’institut.

• Articulation et suppléance avec les autres secrétaires et/ou en leur absence

• Préparation administrative des réunions gérées par le directeur IFSI-IFAS



ACTIVITES SPÉCIFIQUES

Gestion administrative de dossiers spécifiques

Détermine la répartition des dossiers pour les adjoints administratifs, après validation du directeur.

• Préparation et suivi administratifs de la sélection infirmière.

• Préparation et suivi administratifs du concours aide-soignant (3 modalités de sélection)

• Préparation et suivi des instances : conseil stratégique, section pédagogique, section disciplinaire et section vie étudiante, et commission d’attribution des crédits.

• Préparation des réunions institutionnelles (ordre du jour, saisie compte rendu)

• Préparation et suivi des réunions avec les tutelles : collège des directeurs GCS IFSI Bretagne / université /ARS /Conseil régional / DREETS/GREF.

• Suivi administratif GRH (recrutement / appréciation /gestion formation continue …)

• Préparation et suivi des comités informatiques (internes / externes)

• Secrétariat du Cadre Supérieur de santé.

• Régisseur principal et/ou suppléant.

• Gestion et suivi du paiement des intervenants extérieurs IFSI-IFAS en lien avec la DRH.

• Gestion et suivi du paiement des indemnités des étudiants.

• Gestion et suivi du paiement des intervenants universitaires IFSI en lien avec l’université.



Suivi budgétaire :

• Établissement, suivi du budget annexe investissement et exploitation avec le Directeur.

• Suivi des achats et de la dotation, émargement

• Dossier budget C.

• Budgétisation des commandes de petit matériel, matériel pédagogique, matériel informatique/numérique, mobilier, en lien avec les directions fonctionnelles et/ou les sociétés extérieures.

• Budgétisation des commandes pré-rentrée (portfolios, cartes étudiantes, référentiels, fournitures médicales et pédagogiques).

• Suivi budgétaire des intervenants.

• Dossier lingerie / tenues professionnelles : budgétisation des achats, suivi du budget alloué, statistiques.



Coordination et encadrement

• Encadrement des adjoints administratifs et coordination des activités du pôle administratif, de l’intendant et des agents d’entretien : suivi, contrôle et évaluation.

• Suivi de l’agenda du directeur et des problématiques liées à la direction.

• Encadrement des stagiaires administratifs