Agent d'accueil - secrétaire (h/f)

La Ville de Biot recrute un agent d'accueil - secrétaire H/F

Idéalement située entre Cannes et Nice, à 3 km de la Méditerranée, la Ville de Biot cultive un art de vivre entre traditions et modernité. Commune de 10 000 habitants, elle comporte également un tiers de la technopole Sophia Antipolis sur son territoire qui dénombre 15 000 salariés et 7000 étudiants. Ville aux multiples facettes, Biot est à la fois un haut de lieu de la recherche et du développement, notamment dans le domaine de l'Intelligence Artificielle et également une destination préservée, labellisée Villes et Métiers d'Art pour l'art du verre depuis 1997. Dans cette perspective, la Municipalité a entrepris la création du Maison du Verre, pôle d'innovation autour des métiers des arts du feu et résidence d'artistes qui sera ouverte au public à l'horizon 2027.

La Ville de Biot rayonne aussi grâce à ces événements de qualité dont la manifestation historique « Biot et les Templiers » qui accueille chaque année plus de 100 000 visiteurs en un week-end, la biennale du verre le Biot International Glass Festival qui réunit plus de 200 verriers du monde entier et ses fêtes culturelles et traditionnelles telle que Biot J'adore Noël et son marché de Noël plébiscité par de plus en plus de visiteurs.



Sous la responsabilité de la directrice du CCAS, vous serez chargé(e) d'assurer l'accueil physique, téléphonique et courriel, ainsi que l'information et l'orientation du public. Vous assurerez les tâches de secrétariat du CCAS ainsi que la gestion administrative du service (gestion de l'archivage, commande de fourniture, suivi des stocks etc). Vous assurerez en lien avec l'animateur les démarches liées à la mise en place des animations loisirs et ateliers à destination des séniors. Vous assurerez également la mission de régisseur suppléant du CCAS.



Missions générales du poste :

Assurer l'accueil téléphonique, physique et électronique du service, la prise de rendez-vous sur les agendas de l'équipe du CCAS et la gestion des dossiers d'accès aux droits remis à l'accueil (suivi des réapprovisionnements DLS, MDPH, APA, etc.).

Assurer le traitement du courrier « arrivée et départ », en lien avec le logiciel courrier (Maarch).

La navette des courriers entre la Mairie et le CCAS et le traitement de toutes les demandes en lien avec les logiciels métiers internes (ATAL, etc.).

Assurer la prise de RDV du travailleur social du CCAS dans son agenda électronique, ainsi que la partie administrative des dossiers sociaux du travailleur social (gestion des courriers, copies de documents, remise et envoi de dossiers sociaux, remise de documents aux administrés, etc.).

Aider à la préparation et tenue du suivi des dossiers du Conseil d'administration (CA), ainsi qu'à la mise en œuvre administrative des décisions du CA.

Activités du secteur animation :

Gérer l'accueil, l'information, les inscriptions, encaissements et la facturation des activités proposées par le Club destination retraite.

Assurer le lien avec les intervenants et prestataires dans le cadre du suivi des activités du CCAS.

Assurer la complétude des statistiques quotidiennes, mensuelles, trimestrielles et annuelles de l'accueil du service et des animations en lien avec l'animateur.

Assurer la mise à jour du fichier des membres du Club destination retraite, en lien avec l'animateur, via le logiciel métier du CCAS.

Assurer les commandes auprès du prestataire restauration et boulangerie, pour le foyer-restaurant et le portage des repas, et le suivi des commandes (modifications, lien avec le prestataire, etc.).

Assurer en cas d'absence et nécessité de service, les missions du secteur animation et du SAD par polyvalence (actualisation du planning, lien avec le prestataire du portage des repas, aide au foyer restaurant, information du public et des bénéficiaires, etc.).