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Hoist Finance est une institution financière spécialisée dans le rachat et le recouvrement de portefeuilles de créances bancaires. Hoist Finance est l'un des rares acteurs régulés intervenant dans ce secteur. Le groupe emploie actuellement 1100 collaborateurs (dont environ 120 en France), dans 14 pays européens, et connait une croissance soutenue depuis plus de 10 ans.
Nous recherchons pour notre département « Support aux opérations » un(e) :
Gestionnaire Support Administratif
Support aux équipes opérationnelles, le Gestionnaire Support Administratif assure la gestion/supervision des flux de dossiers physiques (archives) et le traitement back office de ces derniers (inventaires, désarchivages, tri et codification des pièces constitutives des dossiers, numérisation, complétude des pièces). Il veille également à ce que tous les mouvements de dossiers respectent les procédures internes et celles du prestataire externe.
Vos missions :
Suivi / et gestion des archives :
- Intégration de nouveaux portefeuilles
- Organiser et suivre les prestations d'archivage externe
- Participer aux réunions de préparation de la numérisation
- Contrôler la qualité des prestations réalisées
- Contrôler les inventaires contradictoires
- Gestion des documents entrants
- Préparer les dossiers reçus (Commissaires de Justice, Clients-Cédants)
- Identifier les pièces nécessaires selon le type de dossier, codifier selon la typologie établie, scanner
- Désarchivage
- Traiter les demandes de sortie d'archives et numérisation
- Respecter les délais et gérer les urgences
- Suivi des flux
- Assurer le suivi des entrées et sorties avec le prestataire
- Classer les dossiers, mettre à jour les inventaires
- Mise à jour des outils
- Mettre à jour les données dans le CRM pour assurer la traçabilité
Gestion administrative et qualité :
- Gestion des emails entrants
- Enregistrer quotidiennement les réclamations dans le CRM
- Contrôle des communications
- Vérifier chaque semaine un échantillon (courriers, SMS, emails) et alerter en cas d'anomalies
- Traitement des données administratives
- Analyser les enquêtes et avis de modification (INSEE, FICP)
- Corriger si nécessaire les informations dans les outils (POBI, CRM)
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