Créée en 1990, notre client est une entreprise leader sur son marché de la conception et la fabrication de signalétique touristique. Venez rejoindre une équipe dynamique avec de fortes valeurs liées à la mise en valeur et le respect de l'environnement.
Votre mission principale : Garantir la livraison et la faturation des prestations et assurer l'accueil physique et téléphonique.
VOS MISSIONS :
- Administrer la norme ISO 14001
Mettre à jour les documents de mesure des consommations de l'entreprise
Saisir les données de consommation des factures sur le tableur Excel
Plannifier les révisions des installations, équipements et outils industriels au regard de la norme
Noter les rappels de dates d'intervention de contrôles
Archiver les dossiers de contrôle
Prendre rendez-vous avec les opérateurs de contrôle
Comparer les offres d'intervention
Rapporter aux responsables de l'entreprise les indices de non-conformité et besoins d'intervention
Programmer les formations obligatoires (SST, incendie)
Mettre à disposition des auditeurs les documents d'attestation de visite
- Organisation de la livraison
Contacter les clients pour vérifier ses contraintes de réception de la marchandise
Rechercher les transporteurs en capacité de livrer selon les contraintes et exigences du client
Apprécier la qualité de service et le prix proposé au regard des caractéristiques et contraintes de la livraison
Collecter les données auprès des services concernant les volumes, nature et exigences de livraison
Choisir le transporteur adéquat, pour les livraisons ou pour les transports sur achat
Caller la date de départ avec les services
Signer les bons pour accord des prestations de transport
- Facturation
Réceptionner les factures des fournisseurs
Vérification des factures fournisseurs avant transmission en compta
Etablir les factures à partir de l'ERP et des modalités négociées avec les clients
Collecter les données de facturation manquantes sur l'ERP auprès des services
Adresser la facture par mails ou par courrier papier
Déposer les factures sur les plateformes Chorus et autres
Relancer les clients dont les factures ne sont pas payées
Corriger les factures refusées par le client
- Secrétariat accueil
Tenir le standard téléphonique
Recevoir les visiteurs
Répondre aux demandes d'information (mail, téléphone ou physique)
Orienter les interlocuteurs vers les personnes ou services adéquats (mails, téléphone ou physique)
Prendre en note les messages ou demandes particulières
Transférer les appels téléphoniques
Archiver les dossiers de production des projets
Ouvrir et oblitérer les courriers
Dispacher courriers et mails
Poster les courriers
- Intendance services généraux
Faire l'appoint des machines à eau ou à café
Appeler les services de maintenance des appareils
Commander les consommables auprès des fournisseurs
Compléter les consommables toilettes, gobelets, petite intendance vie quotidienne
Ranger les produits de consommation pour les réunions, manifestations
Acheter les produits de convivialité des manifestations
Programmer les interventions de ménage et d'entretien des locaux
- Comportements attendus
Amabilité, diplomatie, sourire et politesse, discretion
Prioriser son activité
Capacité à collaborer et installer un travail d'équipe
Respect des procédures mise en place
Développement d'un travail collaboratif avec les autres services
Porter les valeurs de l'entreprise
Valoriser l'image de l'entreprise
Adopter une communication constructive et bienveillante
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