Vos missions en quelques mots Mission : La personne recrutée devra la coordination des services administratifs de l'unité en gestion financière, RH, et accueil-logistique. Elle assurera le pilotage administratif de l'unité dans les domaines des finances, RH, partenariats, communication et Hygiène et Sécurité, dans un environnement multi-tutelles. Activité : - Participer à la définition de la stratégie et du schéma directeur de l'unité en matière de gestion administrative et aux instances de l'unité - Mettre en œuvre des plans d'actions en matière de gestion financière, gestion RH et accueil- logistique, partenariats, communication et Hygiène et Sécurité, et proposer des procédures en cohérence avec les objectifs fixés avec la direction, et les moyens humains et matériels disponibles - Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure - Mettre en place des plans d'actions en matière de contrôle et de démarche qualité dans les domaines gestion financière, gestion RH et accueil-logistique - Contrôler l'application des règles et procédures administratives des tutelles (CNRS, AMU/Amidex/Protisvalor, et ECM/CInnov), dans les domaines des finances, RH et partenariats - Établir et proposer le budget des ressources de dotation et ressources banalisées de l'unité, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et l'analyse des dépenses - Assurer un suivi des RP et des ressources issues de la valorisation de l'unité, préparer et suivre les contrats et les conventions, contribuer au développement des partenariats - Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant - Conseiller sa hiérarchie, les responsables de services, ainsi que les membres de l'unité, en matière de gestion administrative - Encadrer et animer les équipes des services de gestion financière, RH et accueil-logistique - Mettre en place des actions de communication en interne, en lien avec la chargée de communication - Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de l'unité - Représenter éventuellement la direction de l'unité auprès des partenaires internes et externes - Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité Profil recherché Contexte : L'Institut Fresnel est composé d'environ 200 personnes (dont 100 personnels permanents chercheurs, enseignant-chercheurs et ITA) et est rattaché à 3 tutelles ; AMU, CNRS, ECM et deux filiales privées : Protisvalor et Centrale Innovation. Il est situé sur le campus de St Jérôme. Les services communs sont composés des services gestion financière, RH, accueil/logistique, communication, et Informatique. Le budget annuel de l'unité est de l'ordre de 12 M€, dans un contexte de forte activité contractuelle avec des typologies de contrat très variées (internationaux, européens, nationaux, France 2030) et actions de valorisation (partenariats, brevets), mobilisant un grand nombre de recrutements annuels (CDDs, doctorants, stagiaires). L'agent travaillera sous la responsabilité hiérarchique directe de la directrice de l'unité et intégrera l'équipe de direction. L'agent aura la responsabilité hiérarchique des responsables de services gestion financière et RH, et des personnels du service accueil/logistique. Ces services sont constitués de 4 gestionnaires financières titulaires, 2 gestionnaires RH (dont 1 CDD), et 1 agent d'accueil. L'agent aura pour interlocuteurs directs l'ensemble des services communs de l'unité pour l'articulation des tâches administratives, les services administratifs des 3 tutelles et 2 filiales pour la gestion fluide des opérations engagées avec les tutelles, et enfin l'ensemble des personnels du laboratoire pour apporter les informations nécessaires aux problématiques administratives rencontrées. Competence : Connaissances : - Outils de gestion financière et RH des tutelles CNRS et/ou AMU - Politique de recherche et d'innovation des tutelles et unités de recherche - Techniques de management - Gestion des groupes et des conflits - Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique - Droit public - Droit des contrats - Environnement professionnel - Méthodologie de conduite de projet - Connaissances budgétaires générales - Finances publiques et marchés publics - Techniques d'achat - Techniques de communication - Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues) Compétences opérationnelles : - Réaliser des synthèses - Rédiger des rapports ou des documents - Concevoir des tableaux de bord - Organiser ses tâches et prioriser ses activités dans un calendrier contraint Compétences managériales : - Connaitre les notions et techniques d'encadrement de proximité - Planifier et contrôler les services et les tâches des membres des équipes - Conduire des entretiens dans des conditions favorables - Déléguer et évaluer - Encadrer et animer une équipe - Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles - Élaborer des éléments de langage - Savoir définir les orientations stratégiques de ses équipes - Avoir une gestion efficace des priorités et des arbitrages - Savoir gérer le changement, la négociation, l'anticipation et les risques Savoir être : - Faire preuve de rigueur et de fiabilité - Faire preuve de réactivité - Avoir un sens relationnel - Savoir rendre compte de difficultés - Savoir travailler en équipe Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents Spécialisation Comptabilité, gestion Langues Français Seuil
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