Secrétaire gestionnaire - cdd 6 mois (h/f)

CDD 6 mois
Démarrage à compter du 01/03/2026
Catégorie : C Corps : Adjoint technique de recherche et de formation (C2)

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Affectation : Faculté de géographie et d'aménagement

--> Mission

L'adjoint (e) en gestion administrative assure le secrétariat de la Faculté de Géographie et d'Aménagement. Il (elle) exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la faculté. Il (elle) informe et oriente les interlocuteurs internes et externes.


--> Activités

Activités principales :

Secrétariat
- Gérer les dossiers des chargés d'enseignement vacataires (intervenants extérieurs) sur une application spécifique (OSE), en assurer le suivi
-- Assurer le secrétariat du Doyen de la Faculté et de la Directrice des services de composante (planning réunions, réservation salles de réunion et matériel de visioconférence.)
-- Organiser la logistique relative aux réunions institutionnelles de la faculté (Conseil de Faculté, Conseil pédagogique, comité de sélection, Journées Portes Ouvertes)
-- Participer à l'organisation des élections (Conseil de Faculté et conseils centraux de l'université pour les étudiants)

Gestion administrative
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les activités de la Faculté
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative
- Organiser et suivre les missions des membres du comité de sélection en lien avec la gestionnaire financière
- Collecter et enregistrer des données chiffrées (relatives aux frais de véhicules, aux copies) permettant à la gestionnaire financière d'établir des factures
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,.), les reproduire et les diffuser,
- Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés (conventions de partenariat, international.)
- Participer aux opérations de logistique des services de la composante, assister les personnels et les équipes.

Accueil/Courrier
- Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la composante
- Réceptionner et distribuer le courrier externe et interne
- Gérer la salle courrier et actualiser les casiers du personnel de la Faculté

Activités associées :

- Classer et archiver les documents du service administratif
- Participer aux autres charges collectives nécessaires à la bonne marche de la composante

--> Compétences

Savoir sur l'environnement professionnel :
- Connaissances sur l'organisation générale et le fonctionnement de l'Université et de ses composantes
- Connaissance des techniques de communication orale et écrite
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Savoir-faire opérationnel :
- S'exprimer oralement et par écrit
- Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone.)
- Utiliser les outils bureautiques courants (internet, logiciels Word, Excel)
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Analyser et gérer les demandes d'information
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Savoir rendre compte de son activité à sa hiérarchie

Savoir-faire comportemental :
- Savoir travailler en équipe
- Rendre compte de son travail
- Avoir le sens de l'organisation
- Etre rigoureux et respecter les délais
- Bonne capacité d'adaptation
- Faire preuve de discrétion


--> Candidater

Veuillez envoyer votre CV et lettre de motivation au plus tard le 06/02/2026 à l'attention de Mme VYLCOU Neonila, à l'adresse : neonila.vylcou@unistra.fr