Secrétaire de scolarité

À propos de nous

Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes.

Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.

Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.


Mission

Environnement et contexte de travail

•Localisation : Nantes – Campus Chantrerie

Polytech Nantes, école d’ingénieurs universitaire, membre de la conférence des grandes écoles, forme près de 1 750 étudiant.e.s et apprenti.e.s ingénieur.e.s répartis en 8 départements de spécialité et offre 6 parcours de master international. Elle compte près de 135 enseignant.e.s et enseignant.e.s-chercheur.e.s exerçant au sein d’un des 9 laboratoires de recherche associés, 90 personnels administratifs et techniques et fait appel à 465 vacataires industriels.

Composition du service : 3 personnes.

Place de l’agent.e dans l’organigramme du service : sous la responsabilité de la responsable de scolarité/secrétaire générale adjointe.

Missions

1)Assurer et coordonner l’accueil, l’information, le recrutement, l’inscription et le suivi des dossiers administratifs étudiants de l’inscription à la diplomation.

2)Assurer l’assistance administrative du directeur de la formation.

Activités principales

Assistance administrative du directeur de la formation :

-Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative (dérogations au règlement des études).

-Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser.

-Retranscrire des informations orales à l'écrit.

-Suivre les dossiers pilotés par le directeur de la formation et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.

-Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la direction de la formation.

-Participer aux opérations de logistique du service.

-Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier électronique.

-Classer et archiver des documents.

-Assurer la gestion administrative d’Unités d’enseignement transversales (saisie des emplois du temps, des charges d’enseignement et des notes).

-Gérer les archives du service scolarité : trier et classer les documents d'archives, élaborer un registre et le tenir à jour.

Inscriptions administratives et gestion des étudiants :

-Accueillir et informer les étudiant.e.s.

-Assurer une permanence téléphonique.

-Vérifier les dossiers d’inscriptions et les enregistrer informatiquement.

-Mettre à jour les bases de données étudiantes.

-Etablir et délivrer des documents (certificats de scolarité, cartes étudiantes…).

Gestion des doctorant.e.s :

-Assurer la procédure d’inscription en thèse de doctorat.

-Gérer les dérogations.

-Assurer le traitement et le suivi des dossiers de thèse de doctorat.

Retrouvez l'intégralité de la fiches de poste ici :


Profil

• Formation et/ou qualification : diplôme de niveau V - Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative.

• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1 à 2 ans minimum.

Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d’un justificatif).